KODE MK 106201 / STEKPI / BAB II
Membangun Kecakapan Mendengar yang Efektif
TOPIK2
A. MENDENGAR YANG EFEKTIF
Terdapat perbedaan antara “listening” dan “hearing”. Kedua kata bahasa Inggris tersebut dalam bahasa Indonesia mempunyai arti yang sama. Namun sebenarnya “hearing” adalah mendengar yang bersifat fisik, artinya ada suara yang terdengar oleh telinga kita, namun tidak dicerna oleh pikiran kita, jadi apa-apa yang terdengar oleh kita bersifat angin lalu, tidak berkesan. “Listening” dilain pihak lebih dari sekedar “hearing”. “Listening” melibatkan usaha-usaha aktif dari pikiran kita dan perhatian penuh atas apa yang kita dengar melalui telinga kita.
Dengan demikian mendengar yang efektif adalah seperti “listening” dalam Bahasa Inggris. Merupakan sebuah proses serius yang tidak bisa dilakukan hanya dengan mengandalkan kebiasaan, refleks atau insting. Mendengar yang efektif adalah upaya untuk menghubungkan titik-titik yang kadangkala menyatakan pesan-pesan yang tersembunyi yang perlu kita cerna.
Setiap hari para professional mendengar petunjuk dan komando para atasan, atau mendengar permintaan dan kompalin para konsumen. Mendengar yang efektif dapat meningkatkan efektifitas komunikasi dan meningkatkan kinerja organisasi.
Sayangnya kita kurang memperhatikan pentingnya mendengar secara efektif, sehingga seringkali mengakibatkan salah komunikasi, salah terima atau respon dari pendengar yang tidak diharapkan. Salah satu peneltian menunjukkan rata-rata orang menghabiskan satu pertiga waktu nya dalam organisasi untuk mendengarkan. Sehingga jika kita memiliki kecakapan 2.2. 1
KODE MK 106201 / STEKPI / BAB II
mendengar yang baik, waktu yang kita habiiskan untuk mendengar bisa lebih bermakna.
Indikasi kurangnya perhatian pada kecakapan mendengar secara efektif adalah fakta bahwa training menjadi pembicara yang efektif sudah sering kita dengar, namun training untuk mendengar yang efektif rasanya jarang kita temukan. Padahal kecakapan mendengar sangatlah penting. Orang bijak mengatakan kita dikarunia Tuhan dengan 2 telinga untuk lebih banyak mendengar dan hanya satu mulut untuk lebih sedikit berbicara.
1. Jenis-Jenis dan Langkah-Langkah Mendengar yang Efektif
1) Jenis-jenis mendengar yang efektif
Terdapat beberapa jenis mendengarkan yang efektif, antara lain:
a. Mendengarkan isi. Yaitu: memahami dan mengingat pesan dari
pembicara.
b. Mendengarkan kritis. Yaitu: memahami dan mengevaluasi arti pesan
pembicara di beberapa tingkat secara kritis.
c. Mendengarkan aktif atau empati. Yaitu: memahami perasaan,
kebutuhan, dan keinginan pembicara sehingga anda dapat menghargai
sudut pandangnya, tak peduli adanya persamaan perspektif atau tidak.
2) Langkah-langkah mendengar yang efektif
Lima langkah dalam mendengarkan secara efektif:
a. Menghadiri: mendengarkan pesan dan mencatat. Usaha
mendengarkan ini dapat dihambat oleh suara mengganggu, pendengar
yang sakit atau tidak memperhatikan.
b. Mengintrepetasikan: memberikan arti pada suara menurut nilai-nilai,
keyakinan, gagasan, harapan, peran, keperluan, dan sejarah pribadi
anda sendiri. Kerangka rujukan pembicaraa mungkin amat berbeda dari
anda, jadi anda mungkin perlu yang sebenarnya dimaksud pembicara.
c. Mengingat: menyimpan pesan untuk rujukan dikemudian hari. Pada
saat mendengarkan, anda menyimpan yang didengar dengan mencatat
atau dengan membuat kerangka penilaian poin-poin penting yang
2.2. 2
KODE MK 106201 / STEKPI / BAB II
dibahas pembicara
d. Mengevaluasi: menerapkan ketrampilan berpikir kritis untuk menilai
sisi pembicaraan. Anda memisahkan fakta dan opini dan
mengevaluasi mutu bukti-bukti yang diajukan
e. Memberikan tanggapan: bereaksi setelah anda mengevaluasi pesan
pembicara. Bila anda berkomunikasi satu lawan satu atau dalam
konteks kecil, tanggapan awal umumnya berbentuk verbal. Jika anda
merupakan salah satu pendengar, respons awal mungkin tepuk
tangan, tawa , atau diam. Kemudian anda dapat bertindak
berdasarkan yang telah anda dengar.
2. Kendala dalam Mendengarkan yang Efektif
Ada lima kendala dalam proses mendengar: semua kendala ini akan menjadikan proses mendengar menjadi tidak efektif. Lima kendala tersebut adalah:
1) Preoccupation
Situasi dimana seseorang sedang “sibuk” dengan sebuah urusan lain yang
tidak secara langsung berhubungan dengan topik pembicaraan, Sebagai ontoh, kondisi ini bisa dialami oleh seorang istri yang ditanya suaminya tentang urusan sekolah anak sementara sang istri sedang menonton sinetron kesukaannya.
Preokupasi adalah kendala terbesar dalam proses mendengar. Beberapa studi menujukkan bahwa 40% dari waktu kita digunakan untuk memikirkan masa lalu, 40% untuk memimpikan berbagai kejadian di masa depan dan Hanya 20% untuk berfokus pada situasii sekarang. Preokupasi juga merupakan sebuah fenomena pelarian sementara dari situasi realistis sekarang atau kenyataan. Dalam situasi menekan kita akan cenderung tenggelam dalam mengingat-ingat masa lalu yang lebih indah dan nikmat.
2) Preconceived ideas.
Merupakan berbagai ide dan gagasan atau pemahaman yang sudah
2.2. 3
KODE MK 106201 / STEKPI / BAB II
terlanjur mendominasi pikiran seseorang. Kendala ini sering mengakibatkan munculnya penolakan terhadap berbagai input baru kedalam pemikiran. Kendala ini juga berhubungan dengan ego, rasa tidak nyaman dan kemalasan.
3) Talking too much.
Seseorang yang terlalu banyak bicara cenderung dilatarbelakangi oleh
rasa bersalah, takut, khawatir. Tidak nyaman, sifat egois. Orang yang talkoholic memaksa mereka harus berbicara, wajib bicara, hanya untuk mendengar diri nya sendiri berbicara. Efek samping dari berbicara terlalu banyak adalah hilangnya dialog yang penuh arti karena pihak lain yang terhambat aspirasinya. Orang lain justru akan mengabaikannya.
4) Thinking of responses.
Kendala ini sering disebut dengan “bigger fish syndrome”, yaitu kesulitan
untuk menjaga kesinambungan pernyataan. Untuk melanjutkan pernyataan, seseorang biasanya masih dipengaruhi atau diokupasi oleh pernyataan lawan bicara sebelumnya. Bahaya dari kendala ini adalah dampaknya pada ego dan hubungan baik.
5) A lack of interest.
Kendala ini adalah kendala yang paling susah dijinakkan. Manusia
cendrung mengaitkan sesuatu hanya dengan hal-hal yang dimengerti, dengan orang atau dengan sesuatu yang bisa memberi manfaat secara pribadi. Jika sesuatu tidak menarik, anda akan cenderung mengabaikannya.
B. STRATEGI MENDENGAR SECARA EFEKTIF
Seperti halnya dengan berbagai ketrampilan lainnya, kemampuan mendengar yang efektif dapat dipelajari. Yang diperlukan hanyalah kemauan untuk meningkatkan komunikasi dengan lebih baik.
2.2. 4
KODE MK 106201 / STEKPI / BAB II
1. Langkah-Langkah untuk Meningkatkan Kemampuan Mendengar yang Efektif
Untuk memperbaiki ketrampilan mendengarkan, maka dapat dilakukan langkah-langkah sebagai berikut:
1) Belajar
Pandanglah dibalik gaya pembicara dengan menanyakan pada diri sendiri
apa yang diketahui pembicara yang belum anda ketahui, dengan niat untuk belajar.
2) Depersonalisasi
Depersonalisasi kegiatan mendengar anda sehingga mengurangi dampak
emosional dari apa yang dikatakan yang mungkin anda tidak sepaham. Usahakan untuk menahan sanggahan sampai anda selesai mendengar keseruluhan pesan.
3) Hilangkan gangguan
Hilangkan gangguan yang mungkin dihadapi, misalnya dengan menutup
pintu, mematikan radio kaset atau televisi dan menghampiri pembicara lebih dekat.
4) Dengarkan gagasan pokok
Dengarkan konsep dan gagasan pokok disamping fakta, untuk
dapat memahami keseluruhan pesan yang disampaikan pembicara. Sadari
perbedaan antara fakta dan prinsip, gagasan dan contoh, serta bukti dan argumentasi.
5) Cari pesan yang tidak terucapkan
Pesan yang tidak terucapkan, seringkali dapat dikenali dari nada
suara atau ekspresi pembicara mengungkapkan lebih banyak dari kata-kata yang diucapkan.
2.2. 5
KODE MK 106201 / STEKPI / BAB II
6) Bersikap terbuka
Tetap bersikap terbuka dengan mengajukan pertanyaan yang dapat
memperjelas pemahaman anda, termasuk terbuka terhadap informasi-infiormasi yang baru.
7) Jangan memotong
Memotong pembicaraan akan beakibat fatal, disamping akan mengganggu
konsentrasi pembicara, juga akan mengaburkan pesan yang disampaikan.
8) Jika harus melakukan kritik
Evaluasi dan kritik pada isi pembicaraan bukan orangnya. Fokus kritik
anda pada apa yang disampaikan. Hindari mengkritik orang secara pribadi.
9) Berikan umpan balik
Tunjukkan kepada pembicara bahwa anda masih mendengarkan dia,
pertahankan kontak mata, berikan ekspresi wajah yang tepat.
10) Buat catatan yang singkat dan langsung
Catatan singkat akan membantu ingatan anda pada subyek yang sedang
dibicarakan. Melakukan catatan-catatan singkat dapat menunjukkan perhatian anda pada subyek yang sedang dibicarakan.
2. Perlunya Konsentrasi
Hal lainnya adalah perlunya konsentrasi dalam mendengar yang efektif. Ketidakmampuan untuk konsentrasi pada tanda-tanda verbal maupun non-verbal merupakan salah satu alasan banyak orang kurang bisa menjadi pendengar yang baik. Pikiran kita dapat memproses lebih dari 1,000 kata per menit, tapi kita berbicara dengan tingkat kecepatan hanya 125 kata per menit. Artinya ada waktu yang bisa dihabiskan bukan hanya untuk mendengar namun juga berpikir. Jangan biarkan pikiran kita terbang kemana-mana, namun gunakan untuk bisa mendengar lebih efektif.
2.2. 6
KODE MK 106201 / STEKPI / BAB II
Untuk memperdalam pemahaman Anda mengenai materi di atas, silakan anda mengerjakan latihan berikut ini !
LATIHAN
1) Apa yang dimaksud dengan mendengar secara efektif ?
2) Sebutkan hambatan dalam mendengar yang efektif !
3) Bagaimana memperbaiki kecakapan mendengar yang efektif?
4) Sebutkan cara-cara mengatasi hambatan mendengar yang efektif !
5) Mengapa mendengar yang efektif perlu melibatkan konsentrasi dan keaktifan pikiran ?
6) Sebutkan perbedaan antara “hearing” dan “listening” !
7) Mengapa “listening” diasosiasikan dengan mendengar yang efektif daripada “hearing” ?
8) Sebutkan keuntungan mendengar yang efektif !
RANGKUMAN
Kemampuan mendengar secara efektif sama pentingnya dengan kemampuan berbicara atau menyampaikan sesuatu secara lisan. Namun sering kali orang kurang memberikan perhatian atas pentingnya mendengar yang efektif.
Mendengar secara efektif, berarti mendengar dengan penuh empati, berusaha aktif mencerna apa yang didengar sehingga memberikan pemahaman baru yang lebih baik.
Beberapa cara dapat dilakukan untuk meningkatkan kecakapan mendengar yang efektif, diantaranya: jangan memotong pembicaraan, depersonalisasi, fokus pada apa yang dibicarakan, berikan umpan balik, bersikap terbuka, renungkan gagasan pokok, kritis pada apa yang dibicarakan bukan pada pembicaranya.
2.2. 7
KODE MK 106201 / STEKPI / BAB II
TESFORMATIF2
Pilih salah satu jawaban yang paling tepat dari beberapa alternatif jawaban yang disediakan !
1) Mendengar yang efektif melibatkan hal-hal berikut ini, kecuali:
A. Perhatian dan konsentrasi
B. Fokus pada isi pembicaraan
C. Tergantung pada orangnya
D. Umpan balik
2) Berikut ini mana yang benar
A. Mendengar tidak lebih penting dari berbicara
B. Mendengar sama pentingnya dengan berbicara
C. Mendengar tidak perlu konsentrasi
D. Mendengar tidak perlu berempati
3) Berikut ini beberapa cara untuk mendengar secara efektif, kecuali:
A. Melakukan depersonalisasi, jika mengkritik fokus kepada apa yang dibicarakan bukan ke pembicaranya
B. Memberikan umpan balik
C. Jangan memotong pembicaraan
D. Mata diarahkan lurus kedepan
4) Terdapat beberpa hambatan dalam mendengar yang efektif, diantaranya seperti hal-hal berikut ini, kecuali:
A. Pendengar mengambil kesimpulan terlalu cepat sebelum pembicaraan selesai
B. Pendengar yang selalu berpusat pada dirinya sendiri, tidak memperhatikan pembicara
C. Pendengar penuh perhatian dan bersikap empati
D. Pendengar tidak fokus, asyik dengan pikirannya sendiri
2.2. 8
KODE MK 106201 / STEKPI / BAB II
5) Mendengar efektif merupakan suatu proses melalui tahapan-tahapan, yaitu:
A. Receiving, interpreting, remembering, evaluating, responding
B. Receiving, remembering, responding
C. Receiving, remembering, evaluating
D. Receiving, interpreting, responding
6) Berikut ini contoh-contoh pendengar yang buruk:
A. Berpikir terbuka, menemukan minat, siap mendengar ide-ide, mencatat secara selektif
B. Mempertimbangkan pada apa yang dibicarakan, bukan kepada siapa yang berbicara dan dengan cara apa
C. Bereaksi dengan cepat pada kata-kata emosional, cenderung suka memulai berargumentasi. Melakukan perhatian palsu, berpikir pada diri sendiri
D. Penuh perhatian. Bersikap empati dan tulus
7) Berikut ini contoh-contoh pendengar yang efektif
A. Siap mendengarkan ide-ide, melakukan catatan yang selektif, berpikir terbuka.
B. Memperhatikan siapa yang berbicara, bukan apa yang dibicarakan
C. Siap melakukan argumentasi
D. Berpikir bahwa pembicara tidak lebih pintar
8) Mendengar dengan empati, berarti:
A. Memahami perasaan pembicara, kebutuhan dan keinginannya
B. Mencoba menebak isi pembicaraan
C. Menyiapkan kritikan sambil mendengarkan
D. Memberikan masukan
2.2. 9
KODE MK 106201 / STEKPI / BAB II
9) Berikut ini beberapa cara untuk meningkatkan kemampuan mendengar secara efektif, diantaranya:
A. Jangan memotong pembicaraan
B. Pikirkan respons dimuka
C. Siapkan usulan yang mendukung
D. Siapkan argumentasi anda
10) Berikut ini mana yang benar:
A. Pikiran kita dapat memproses kata sama banyaknya dengan berbicara
B. Pikiran kita dapat memproses kata lebih sedikit daripada berbicara
C. Pikiran kita tidak ada hubungannya dengan konsentrasi
D. Pikiran kita dapat memroses kata lebih banyak daripada berbicara
Cocokkanlah jawaban Anda dengan Kunci Jawaban Tes Formatif 2 yang terdapat di bagian akhir modul ini, dan hitunglah jumlah jawaban Anda yang benar. Kemudian gunakan rumus di bawah ini untuk mengetahui tingkat penguasaan Anda dalam materi Kegiatan Belajar 2.
Rumus
Tingkat penguasaan = x 100 %
Jumlah jawaban Anda yang benar
10
Arti tingkat penguasaan yang Anda capai:
90 % - 100 % = baik sekali
80 % - 89 % = baik
70 % - 79 % = sedang
< 70 % = baik sekali
Kalau Anda mencapai tingkat penguasaan 80 % ke atas, anda dapat meneruskan dengan Kegiatan Belajar 3. Bagus! Tetapi kalau nilai Anda di
2.2. 10
KODE MK 106201 / STEKPI / BAB II
bawah 80 %, Anda harus mengulangi Kegiatan Belajar 2, terutama yang belum Anda kuasai.
Kunci Jawaban Tes Formatif
KUNCIJAWABANTESFORMATIF
Tes Formatif 1
1) C
2) A
3) C 4) A
5) A
6) B
7) A
8) A 9) C
10) A Tes Formatif 2
1) C 2) B
3) B
4) C5) A
6) C 2.2. 11
KODE MK 106201 / STEKPI / BAB II
7) A
8) A 9) A
10) D
Schatzman, (2003). Business Communication Today, 7th
edition, Prentice Hall, Pearson Educational Consultant
Quible, L, Jane, et al., (1996). Business Commu
Application, Prentice Hall International, Inc.
Philips, D, Bonnie, (1983). Business Communication, Delmar Publisher Inc.
Daftar Kepustakaan DAFTAR KEPUSTAKAAN
Bovee, Thill, and
nication, Principle and
Gartside, L., 1989, Modern Business Correspondence, 4th edition, Bina Rupa Aksara
2.2. 12