KODE MK 106201 / STEKPI / BAB V
PENDAHULUAN
MENULIS PESAN-PESAN PERSUASIF
Oleh: Aam Bastaman SE. M.Si
5
BAB
esan-pesan yang bersifat persuasif harus dibuat untuk meyakinkan pihak-pihak yang berhubungan dengan organisasi. Pesan-pesan persuasif yang efektif haruslah dirancang sedemikian rupa, antara lain dengan fokus pada penerima, sehingga pesan dapat sesuai dengan tujuan.
PENDAHULUAN
Menulis pesan persuasif sangat penting dalam organisasi bisnis, karena setiap hari organisasi harus mengirimkan pesan-pesan dengan nada yang meyakinkan, baik kepada konsumen, pemasok, mitra bisnis, maupun pihak-pihak lainnya yang berhubungan dengan organisasi.
P
Dengan demikian pengiriman pesan persuasif menjadi salah satu faktor penentu dalam pencapaian tujuan perusahaan. Meyakinkan dan mempengaruhi pihak-pihak lain yang terkait, baik secara tertulis maupun lisan dalam bentuk presentasi bisnis menjadi aktifitas yang harus dilakukan perusahaan secara terencana dan matang. Misalnya meyakinkan pemilik proyek mengenai kemampuan perusahaan dalam melaksanakan proyek yang dipercayakan, atau surat persuasif kepada debitur mengenai pentingnya melakukan pembayaran dengan tepat waktu. Secara internal pesan persuasif dapat dilakukan seorang
5.1. 1
KODE MK 106201 / STEKPI / BAB V
bawahan untuk meminta persetujuan manajemen perusahan tentang proposal yang diajukannya.
Kegagalan dalam membuat pesan persuasif merupakan kegagalan buat organisasi, karena bisa jadi itu berarti kehilangan kesempatan menjual, kehilangan konsumen potensial, kehilangan mitra bisnis potensial, atau kehilangan kesempatan memenangkan tender atau proyek.
Untuk itu kecakapan dalam membuat pesan persuasif sangat penting, untuk kelangsungan hidup organisasi dan untuk tumbuh berkembangnya organisasi. Setiap anggota organisasi harus mampu membuat pesan persuasif, baik dalam bentuk surat, memo, laporan, proposal dan presentasi langsung.
Diharapkan pembahasan topik ini mahasiswa diharapkan mampu dan terbiasa membuat pesan-pesan persuasif, agar pekerjaan bisa lebih produktif.
Modul ini akan membahas mengenai penulisan pesan-pesan persuasif, yang akan dibagi menjadi 2 (dua) kegiatan belajar, yang terdiri atas:
1) Merencanakan pesan-pesan persuasif yang efektif
2) Menulis dan mengembangkan pesan-pesan persuasif, serta mampu melakukan presentasi secara persuasif
Dengan mempelajari modul ini dengan baik dan benar, diharapkan Anda dapat memahami bentuk-bentuk pesan persuasif, baik dari segi perencanaan, analisa dan pengembangan pesan-pesan persuasif, sehingga lebih efektif. Setelah mempelajari modul ini diharapkan anda dapat:
a. Memahami dan menguasai dalam merencanakan pesan-pesan persuasif
b. Mampu dan menguasai tahapan pengembangan pesan-pesan persuasif.
c. Memahami dan menguasai penulisan pesan-pesan persuasif.
5.1. 2
KODE MK 106201 / STEKPI / BAB V
Merencanakan Pesan-Pesan Persuasif
TOPIK1
A. MERENCANAKAN PESAN PERSUASIF
Persuasi adalah suatu proses mengubah sikap orang atau proses mempengaruhi tidakan/perilaku mereka.
Persuasi yang efektif adalah kemampuan untuk menyajikan pesan dengan cara yang membuat pembaca atau pendengar merasa mempunyai pilihan dan mengarahkan mereka untuk memilih setuju.
Di dalam suatu organisasi pesan persuasif dapat digunakan, misalnya untuk:
- Menjual gagasan (misalnya mengenai penghematan biaya)
- Meminta bantuan (misalnya kepada supervisor)
- Mengumpulkan dukungan (misalnya kepada para karyawan dalam memperjuangkan paket tunjangan yang baru)
- Meminta pendanaan (misalnya untuk suatu proyek atau untuk membeli peralatan)
1. Analisa Tujuan Pesan Persuasif
Menentukan tujuan pesan persuasif harus jelas, karena menulis pesan sejenis ini mempunyai tantangan tersendiri, yaitu bagaimana meyakinkan pihak penerima atas apa yang kita sampaikan.
Permintaan persuasif umumnya menghadapi dua masalah, yaitu:
- Permintaan ini sering tidak menawarkan sesuatu yang berwujud sebagai imbalan.
- Penerima yang sibuk akan sulit untuk diyakinkan
5.1. 3
KODE MK 106201 / STEKPI / BAB V
- Banyak permintaan yang saling bersaing, yang datang dari individu atau organisasi lain.
Tujuan pesan persuasif pada dasarnya mempengaruhi penerima yang cenderung untuk bertahan. Oleh karena itu pesan persuasif umumnya lebih panjang, lebih rinci, mengandalkan pada alasan, argumentasi yang logis dan amat tergantung pada perencanaan strategis; sehingga pesan yang sifatnya informasional saja tidak cukup.
2. Menganalisis Pihak Penerima
Pesan persuasif yang baik berkaitan erat dengan keinginan dan minat penerima. Pertanyaan yang harus diajukan sebelum menulis pesan persuasif:
- Siapa penerima pesan?
- Apa yang ingin mereka lakukan?
- Bagaimana kemungkinan mereka menolak
- Posisi alternartif apa yang harus saya pelajari?
- Bagaimana kredibilitas saya mempengaruhi pesan?
- Apa yang dianggap paling penting oleh pengambil keputusan?
- Bagaimana mungkin kebudayaan organisasi mempengaruhi strategi saya?
Penting sekali untuk mengetahui tahapan kebutuhan penerima. Pertanyaan “apa yang mereka butuhkan?” sangat relevan dalam rangka menganalisis penerima. Untuk menilai berbagai kebutuhan individu dapat merujuk pada informasi spesifik seperti:
- Demografi (umur, jenis kelamin, pekerjaan, penghasilan, pendidikan dan karakteristik lain yang dapat diukur dari orang yang ingin anda pengaruhi).
- Psikografi (karakteristik psikologi seseorang, seperti kepribadian, sikap, dan gaya hidup)
5.1. 4
KODE MK 106201 / STEKPI / BAB V
3. Pertimbangan dalam Menyusun Pesan Persuasif
Terdapat beberapa pertimbangan dalam menyusun suatu pesan persuasif supaya efektif, diantaranya:
1) Mempertimbangkan perbedaan budaya
Perbedaan budaya dapat mempengaruhi usaha persuasif seseorang. Pemahaman dan respek seseorang terhadap perbedaan budaya tidak hanya akan membantu memuaskan kebutuhan penerima pesan tapi juga akan membantu mereka menghormati anda. Seperti halnya dengan individu, budaya atau sub budaya suatu organisasi membentuk tradisi yang menentukan tulisan persuasif dalam budaya itu.
2) Memilih pendekatan organisasional
Seperti halnya dengan pesan rutin dan berita buruk, anda memilih pendekatan organisasional terbaik atas dasar kemungkinan reaksi penerima terhadap pesan anda. Karena sifat persuasif adalah untuk meyakinkan penerima atau untuk mengubah sikap, keyakinan dan tindakan mereka, anda akan menggunakan pola organisasi tak langsung untuk pesan persuasif pada umumya. Artinya anda mungkin ingin menjelaskan alasan dan membangun minat sebelum mengungkapkan tujuan.
Akan tetapi, bila penerima obyek atau anda mengetahui bahwa mereka lebih suka mendengar “akhirnya” lebih dulu, pendekatan langsung mungkin merupakan pilihan yang lebih baik. Pendekatan langsung mungkin juga digunakan jika budaya perusahaan mendorong keterusterangan atau bila pesan anda panjang atau rumit.
Perbedaan pendekatan langsung dan tidak langsung secara umum dapat dijelaskan, sebagai berikut:
Pendekatan tak langsung : jika penerima bereaksi tidak menguntungkan terhadap pesan yang disampaikan
Pendekatan langsung : jika pesan panjang dan rumit; atau jika pembaca lebih menyukai keterusterangan.
5.1. 5
KODE MK 106201 / STEKPI / BAB V
Posisi relatif anda terhadap penerima dalam organisasi mempengaruhi pendekatan mana yang harus digunakan dalam menyampaikan pesan persuasif.
B. MENGEMBANGKAN PESAN PERSUASIF
Suatu pesan persuasif yang efektif menyertakan 4 komponen berbeda dan penting didalamnya, yaitu:
- Membangun kredibilitas
- Membatasi argumentasi dengan cara yang mengidentifikasikan persamaan dengan penerima
- Berhubungan dengan penerima menggunakan pertimbangan pada logika dan emosi.
- Memperkuat posisi anda dengan bahasa yang jelas dan bukti tak terbantah.
1. Membangun Kredibilitas
Kredibilitas merupakan kemampuan untuk dipercaya karena anda dapat diandalkan dan percaya diri.
Salah satu cara terbaik untuk memperoleh kredibilitas adalah mendukung pesan anda dengan fakta, misalnya dengan: kesaksian, dokumen, garansi, statistik, hasil riset, dan lain-lain.
Cara lain untuk memperoleh kredibilitas termasuk:
- menjadi seorang ahli
- Bersikap antusias
- Bersikap objektif
- Bersikap jujur
- Bersikap dapat dipercaya
- Mempunyai niat baik
- Menetapkan pijakan yang sama
5.1. 6
KODE MK 106201 / STEKPI / BAB V
2. Membatasi Argumentasi Anda
Kebanyakan pesan persuasif menggunakan rancangan organisasi AIDA, yang mempunyai 4 tahapan, yaitu:
- Attention (perhatian)
- Interest (minat)
- Desire (keinginan)
- Action (tindakan)
1) Attention
Meyakinkan penerima sejak awal bahwa anda mempunyai sesuatu yang bermanfaat atau menarik untuk dikatakan. Awali setiap pesan persuasif anda dengan pernyataan yang menyita perhatian yang:
- Disesuaikan dengan orangnya
- Berorientasi pada penerima
- Langsung
- Relevan
- Menarik
2) Interest
Menjelaskan hubungan pesan dengan penerima. Dalam bagian minat ini meliputi:
- lanjutkan tema pembuka dengan lebih rinci.
- Kaitkan manfaat secara spesifik pada kalimat-kalimat yang merenggut perhatian.
3) Desire
Membuat penerima ingin berubah dengan menjelaskan bagaimana perubahan akan menguntungkan mereka.
Dalam bagian keinginan ini, meliputi:
- Berikan bukti pendukung pernyataan anda
- Tarik perhatian pada lampiran
5.1. 7
KODE MK 106201 / STEKPI / BAB V
4) Action
Menyarankan tindakan yang anda inginkan untuk diambil penerima. Dalam bagian ini dapat diakhiri dengan:
- Saran langkah spesifik yang dapat diambil penerima
- Ulangi pernyataan manfaat bagi penerima bila bertindak seperti yang anda inginkan
- Buat tindakan semudah mungkin
Menggunakan rancangan organisasi AIDA dengan pendekatan tak langsung memungkinkan anda untuk menyajikan gagasan secara sistematis sampai tahapan tindakan; sedangkan dengan pendekatan langsung memungkinkan anda menggunakan gagasan untama untuk memperoleh perhatian.
Hal lain yang perlu diingat ketika menyajikan argumen atau gagasan adalah membatasi sasaran dalam satu penyajian, jangan terlalu banyak, sehingga dapat membingungkan. Fokuskan pada sasaran utama dalam penyajian pesan, dan konsentrasikan usaha untuk mencapai satu sasaran.
3. Memilih Imbauan Anda
Daya tarik emosiaonal dan logis diperlukan untuk menulis pesan persuasif yang berhasil. Menemukan keseimbangan yang tepat antara kedua jenis imbauan tersebut tergantung pada 4 faktor, yaitu:
- Tindakan yang ingin dicapai
- Harapan pembaca
- Tingkat penolakan yang harus diatasi
- Sejauh mana anda merasa mendapat mandat untuk menjual atau
menyampaikan sudut pandang anda.
1) Imbauan emosional
Untuk membujuk penerima anda dapat menyentuh emosi manusia dengan mendasarkan argumen anda pada kebutuhan atau simpati penerima, asalkan imbauan emosional anda halus. 5.1. 8
KODE MK 106201 / STEKPI / BAB V
Menggunakan kata-kata seperti: sukses, prestise, catatan kredit, penghematan, gratis, nilai dan kenyamanan; menempatkan penerima dalam kerangka pikiran tertentu dan membantu mereka menerima pesan anda juga. Jaga emosi bekerja bersama logika dengan cara yang unik: orang perlu menemukan dukungan rasional untuk sikap yang telah mereka rangkul secara emosional.
2) Imbauan logis
Imbauan logis memerlukan alasan manusia. Imbauan ini dapat menggunakan:
-Analogi. Yaitu memberi alasan dari bukti spesifik untuk bukti spesifik
-Induksi. Yaitu alasan dari bukti spesifik kepada kesimpulan umum
-Deduksi. Adalah alasan dari generalisasi kepada kesimpulan yang spesifik.
3) Menggunakan logika
Pesan persuasif dapat disampaikan dengan menggunakan logika dalam penyampaian pesan, antara lain:
- Nyatakan penyataan anda dengan jelas
- Dukung pernyataan anda dengan alasan yang jelas
- Bila penerima sudah menerima alasan anda, maka anda dapat
melanjukan dengan kesimpulan.
- Bila penerima belum menerima alasan, anda harus mendukung
alasan ini dengan pernyataan lain yang jelas, dan seterusnya sampai anda mencapai persamaan yang mendasar
4) Menghindari logika yang salah
Untuk membuat topik anda mudah diikuti dan argumen yang mantap, hindari logika yang keliru, antara lain dengan cara:
- Hindari generalisasi yang tergesa-gesa
- Hindari meminta pertanyaan
- Hindari menyerang lawan anda
5.1. 9
KODE MK 106201 / STEKPI / BAB V
- Hindari terlalu menyedehanakan masalah kompleks
- Hindari mengasumsikan penyebab yang keliru
- Hindari dukungan alasan yang tidak logis
5) Pertimbangan etika
Untuk mempertahankan etika tertinggi cobalah membujuk tanpa memanipulasi. Arti positif dari membujuk adalah mempengaruhi penerima dengan memberikan informasi kepada mereka untuk memilih. Pelaku bisnis yang etis memberi tahu pelanggan manfaat dari suatu gagasan, organisasi, produk, sumbangan, atau tindakan, sehingga pelanggan dapat mengetahui seberapa jauh gagasan, organisasi, produk, sumbangan, atau tindakan tadi memenuhi kebutuhan mereka yang sesungguhnya.
4. Memperkuat Posisi Tawar Anda
Setelah membina kredibilitas, memberi kerangka argumen, dan memilih imbauan, anda dapat memusatkan perhatian untuk memperkuat pesan dengan beberapa alat persuasif penting, antara lain:
a. Semantik
Yaitu: arti kata-kata dan simbol lain yang digunakan dalam komunikasi. Dengan cara ini semantik dapat mempengaruhi pesan persuasif dalam berbagai arti yang diberikan orang pada kata tertentu.
Dua cara menggunakan semantik dengan baik adalah memilih kata dengan hati-hati dan menggunakan abstraksi untuk meningkatkan isi emosional.
b. Cara lain, non-semantik
Cara lain untuk meningkatkan kemampuan menulis pesan persuasif adalah:
- Fokuskan pada sasaran anda
- Gunakan bahasa sederhana
- Antisipasi penentangan
- Sediakan pendukung yang memadai
5.1. 10
KODE MK 106201 / STEKPI / BAB V
- Bersikap spesifik
- Bersikap moderat
- Ciptakan situasi menang-menang
- Tetapkan waktu bagi pesan anda dengan tepat
- Berbicara secara metapora
- Gunakan anekdot dan cerita untuk menjelaskan maksud anda
5. Menghadapi Penolakan
Cara terbaik untuk menghadapi penolakan dari pendengar adalah menghilangkannya. Apapun yang terjadi cobalah untuk bersikap seksama, terbuka, dan obyektif mengenai semua fakta dan alternatif. Cobalah untuk menghindari kesalahan umum yang banyak dilakukan orang ketika menyatakan argumentasi persuasif, seperti:
- Berusaha menjual secara agresif
- Menolak kompromi
- Menduga rahasia pembujukan terletak pada menyajikan argumentasi yang hebat
- Beranggapan bahwa membujuk adalah usaha sekali jalan
Pesan persuasif mempedulikan perencanaan dan pengorganisasian. Sukses anda tergantung pada komitmen untuk bersikap etis, menganalisis penerima, memahami kebutuhan penerima, mempertahankan kredibilitas diri sendiri, menggunakan semantik (kata-kata) dengan hati-hati, menyeimbangkan emosi dengan logika, serta memilih rancangan organisasi yang paling sesuai.
5.1. 11
KODE MK 106201 / STEKPI / BAB V
LATIHAN
Untuk memperdalam pemahaman Anda mengenai materi di atas, silakan
anda mengerjakan latihan berikut ini !
1) Apa yang dimaksud dengan pesan persuasif ?
2) Sebutkan jenis-jenis pesan persuasif!
3) Bagaimana menghadapi penolakan atas pesan persuasif kita?
4) Sebutkan jenis-jenis penggunaan pesan-pesan persuasif!
5) Bagaimana pertimbangan etika dilakukan dalam pesan persuasif?
6) Bagaimana imbauan logis diterapkan dalam membuat pesan persuasif!
7) Apa yang harus dilakukan untuk mengembangkan pesan persuasif?
8) Tahapan-tahapan apa yang harus dilakukan dalam merencanakan pesan persuasif !
RANGKUMAN
Pesan persuasif sangat penting dalam kehidupan organisasi bisnis. Perusahaan harus cerdas memanfaatkan pesan persuasif ini dalam berhubungan dengan pelanggan, pemasok, mitra bisnis, dan pihak-pihak lain yang berhubungan dengan perusahaan.
Pesan persuasif dapat dilakukan dalam berbagai bentuk komunikasi, baik lisan, seperti presentasi, maupun tertulis seperti surat memo, proposal, dan lain-lian.
Dalam melakukan pesan persuasif perusahaan tetap harus memperhatian kepentingan penerima. Untuk itu memahami penerima baik latar belakangnya, posisi dan tanggungjawabnya, kepentingannya dan preferensinya sangat penting untuk membuat pesan-pesan persuasif yang efektif.
5.1. 12
KODE MK 106201 / STEKPI / BAB V
TESFORMATIF1
Pilih salah satu jawaban yang paling tepat dari beberapa alternatif jawaban yang disediakan !
1) Berikut ini contoh penggunaan pesan persuasif, kecuali:
A. Menjual gagasan
B. Melakukan pembelian
C. Meminta bantuan
D. Mengumpulkan dukungan
2) Pesan persuasif yang baik berkaitan erat dengan keinginan dan minat penerima. Berikut ini pertanyaan yang harus dilakukan sebelum menulis pesan persuasif, kecuali:
A. Siapa penerima pesan?
B. Apa yang saya ingin mereka lakukan?
C. Apa yang dapat saya peroleh?
D. Apa yang dianggap paling penting oleh pengambilk keputusan?
3) Berikut ini pernyataan mana yang dianggap paling tepat:
A. Persuasi adalah proses mengubah sikap orang atau mempengaruhi tindakan mereka
B. Persuasi adalah proses untuk memenangkan negosiasi secara sepihak
C. Persuasi adalah proses mengambil kesempatan
D. Persuasi adalah proses menawarkan untuk mendapatkan keuntungan
4) Ada dua pendekatan dalam menyususn pesan persuasif, yaitu pendekatan langsung dan tidak langsung. Pendekatan tidak langsung digunakan jika:
5.1. 13
KODE MK 106201 / STEKPI / BAB V
A. Pesan panjang dan rumit; atau jika penerima pesan lebih menyukai keterusterangan
B. Jika penerima pesan bereaksi tidak menguntungkan terhadap pesan
C. Jika pesan bereaksi menguntungkan terhadap pesan
D. Jika pesan bersifat pendek, atau penerima lebih menyukai mengetahui hasil atau kesimpulan daripada alasan
5) Terdapat empat komponen penting dalam pesan persuasif, kecuali:
A. Membangun kredibilitas
B. Mengajari penerima sampai isi pesan jelas
C. Membatasi argumentasi dengan cara yang mengidentifikasikan persamaan dengan penerima
D. Berhubungan dengan penerima menggunakan pertimbangan logika dan emosi
6) Kredibilitas adalah kemampuan untuk dipercaya orang lain, karena anda dapat diandalkan dan percaya diri. Berikut ini salah satu usaha membangun kredibilitas, kecuali:
A. Menjadi seorang ahli
B. Bersikap obyektif
C. Berkeras kepala
D. Bersikap jujur
7) Kebanyakan pesan persuasif menggunakan rancangan organisasi pesan AIDA (attention, interest, desire, action). Langkah untuk meyakinkan penerima sejak awal bahwa anda mempunyai sesuatu yang bermanfaat atau menarik untuk disampaikan, merupakan bagian dari langkah:
A. Attention
B. Interest
C. Desire
D. Action
5.1. 14
KODE MK 106201 / STEKPI / BAB V
8) Daya tarik emosional dan logis diperlukan untuk menulis pesan persuasif yang berhasil. Berikut ini beberapa faktor untuk menemukan keseimbangan antara kedua jenis imbauan tersebut, kecuali:
A. Tindakan yang ingin anda capai
B. Harapan pembaca
C. Tingkat penolakan yang harus diatasi
D. Bagaimana meyakinkan apapun resikonya
9) Dalam melakukan imbauan logis yang memerlukan alasan manusiawi, maka imbauan dapat menggunakan hal-hal berikut ini, kecuali:
A. Analogi
B. Induksi
C. Deduksi
D. Empati
10) Berikut ini kesalahan umum yang banyak dilakukan ketika melakukan argumentasi persuasif:
A. Memahami latar belakang dan posisi penerima
B. Berusaha menjual secara agresif
C. Menolak kompromi
D. Beranggapan bahwa membujuk merupakan usaha sekali jalan
Cocokkanlah jawaban Anda dengan Kunci Jawaban Tes Formatif 1 yang terdapat di bagian akhir modul ini, dan hitunglah jumlah jawaban Anda yang benar. Kemudian gunakan rumus di bawah ini untuk mengetahui tingkat penguasaan Anda dalam materi Kegiatan Belajar 1.
Rumus
Tingkat penguasaan = x 100 %
Jumlah jawaban Anda yang benar
10
5.1. 15
KODE MK 106201 / STEKPI / BAB V
Arti tingkat penguasaan yang Anda capai:
80 % - 100 % = baik sekali
70 % - 79 % = baik
56 % - 69 % = sedang
< 55 % = Kurang
Kalau Anda mencapai tingkat penguasaan 80 % ke atas, anda dapat meneruskan dengan Kegiatan Belajar 2. Bagus! Tetapi kalau nilai Anda di bawah 80 %, Anda harus mengulangi Kegiatan Belajar 1, terutama yang belum Anda kuasai.
5.1. 16