KODE MK 106201 / STEKPI / BAB III
PENDAHULUAN
MENULIS PESAN-PESAN BISNIS
Oleh: Aam Bastaman SE. M.Si
3
BAB
enulis pesan-pesan bisnis merupakan aktifitas dasar suatu organisasi bisnis. Pesan-pesan bisnis bisa ditujukan untuk pelanggan, pemasok, kantor pajak, kantor akuntan, dan pihak-pihak lainnya yang langsung maupun tidak langsung berhubungan dengan organisasi kita. Pesan-pesan bisnis dapat dilakukan secara tertulis melalui memo atau surat, maupun secara lisan dalam bentuk presentasi atau tatap muka langsung.
PENDAHULUAN
M
Pesan bisnis yang efektif, untuk bisa sampai di tangan penerima pesan dan mendapat respons yang diharapkan membutuhkan beberapa tahapan proses pembuatan, yaitu: 1. perencanaan, 2. penulisan, dan 3. penyelesaian yang baik. Perencanaan meliputi: penetapan tujuan menulis pesan, analisa penerima dan menentukan isi yang memadai untuk pesan kita. Penulisan meliputi: pengorganisasian outline topik yang direncanakan untuk dimasukkan dalam pesan, menyusun draft pesan. Penyelesaian pesan meliputi: penyelesaian akhir, revisi dan proofreading (membaca ulang).
Pesan bisnis sangat penting, bukan hanya merepresentasikan keinginan atau permintaan organisasi, namun juga harus sesuai dengan tujuan
3.1. 1
KODE MK 106201 / STEKPI / BAB III
pembuatan pesan tersebut supaya efektif. Untuk itu pemahaman yang baik terhadap penerima pesan sangat diperlukan, disamping format, gaya, struktur dan pemilihan media dan saluran komunikasi.
Pesan bisnis akan efektif jika mendapat respons dari penerima yang sesuai dengan tujuan pembuatan pesan tersebut, yaitu untuk memberikan informasi, melakukan persuasi atau melakukan kerjasama (kolaborasi). Untuk itu pembuatan pesan perlu mengikuti tiga tahapan proses pembuatan pesan bisnis, yaitu: merencanakan, menuliskan dan menyelesaikan (completing).
Diharapkan dengan pembahasan ini mahasiswa akan memahami dan terbiasa dengan pembuatan pesan-pesan bisnis yang kelak akan dipakai dalam kehidupan organisasi mereka, sehingga pesan-pesan yang dikirim lebih efektif dan produktif.
Modul ini akan membahas mengenai pemahaman penulisan pesan-pesan bisnis yang efektif yang akan dibagi menjadi 2 (dua) kegiatan belajar, yang terdiri atas:
1) Proses penulisan pesan-pesan bisnis
2) Merencanakan, menuliskan dan menyelesaikan pesan-pesan bisnis
Dengan mempelajari modul ini dengan baik dan benar, diharapkan Anda dapat memahami proses dan tahapan penulisan pesan-pesan bisnis, dan dapat melakukan perencanaan, penulisan (termasuk pengorganisasian) dan penyelesaian pesan dengan efektif.
Setelah mempelajari modul ini diharapkan anda dapat:
a. Memahami dan menguasai proses dan tahapan penulisan pesan bisnis
b. Mampu dan menguasai teknik-teknik penulisan pesan-pesan bisnis mulai dari merencanakan, menuliskan dan tahapan penyelesaian (termasuk revisi dan proofreading) untuk berbagai jenis komunikasi bisnis tertulis, seperti surat, memo, pesan rutin, pesan positif, pesan kabar buruk, menulis laporan dan proposal.
3.1. 2
KODE MK 106201 / STEKPI / BAB III
Tahapan Proses Pesan-Pesan Bisnis
TOPIK1
A. PENTINGNYA PESAN BISNIS YANG EFEKTIF
Pesan-pesan bisnis harus hidup, ringkas dan mudah dibaca untuk mendapatkan perhatian yang diinginkan dari pembaca. Sasaran penulisan yang efektif adalah menyatakan gagasan bukan mengesankan penerimaan. Cara terbaik untuk melakukan penulisan pesan bisnis yang efektif adalah mengikuti proses penulisan sistematis. Komunikator bisnis yang efektif melakukan sejumlah langkah sistematis ketika menyusun komunikasi tertulis. Kemampuan menulis pesan-pesan bisnis merupakan modal yang sangat berharga untuk tercapainya tujuan komunikasi bisnis yang efektif.
Memahami dasar-dasar komunikasi tertulis sangat penting dan kritikal karena pentingnya penulisan yang baik dalam aktifitas bisnis sehari-hari yang bersifat rutin mengetahui apa yang akan anda katakan atau sampaikan dan bagaimana anda menyampaikannya juga sama pentingnya. Jadi anda perlu mendesain pesan-pesan yang mempunyai makna yang jelas dan dapat menciptakan impresi/kesan yang menguntungkan.
1. Karakteristik Pesan-Pesan Bisnis yang Efektif
Pesan-pesan bisnis yang efektif memiliki beberepa karakteristik, termasuk hal-hal berikut ini (Phillips; 1983):
1) Courtessy. Penggunaan pesan yang sopan-santun adalah untuk meningkatkan hubungan antara anda dan pembaca dan untuk untuk meningkatkan kebanggaan pembaca. Sopan-santun adalah bahan mentah yang baik untuk mengembangkan hubungan yang baik antara anda atau organisasi anda dengan klien atau pelanggan. Sopan-
3.1. 3
KODE MK 106201 / STEKPI / BAB III
santun termasuk menunjukkan pertimbangan kepada perasaan, posisi dan minat pembaca. Sopan-santun dengan kata lain adalah bersikap empati.
2) Correctness. Surat ataupun dokumen yang anda tulis bebas dari kesalahan baik, gramatika, ejaan, kata keterangan, kata-kata, dan lain-lain. Pesan tertulis anda haruslah menarik dan bersih sehingga membuat suasana hati yang baik untuk membacanya.
3) Conciseness. Ringkas dan padat adalah hal yang penting dalam pesan bisnis tertulis. Penghematan kata-kata dan kalimat yang tidak perlu. Pesan haruslah singkat padat dan jelas.
4) Clarity. Anda bisa ceritakan pembaca apa yang akan anda informasikan dengan bahasa yang sejelas mungkin sehingga pembaca dapat dengan mudah memahami pesan-pesan anda. Jika pesan anda kurang jelas akan membuat frustasi dan membingungkan pembaca.
5) Concreteness. Anda menyajikan infoirmasi secara spesifik, dan pasti. Penulisan yang kongkret tidak berisi kata-kata yang akan membuat salah paham pembaca.
6) Completeness. Anda menulis informasi yang ingin diketahui pembaca. Setiap pertanyaan atau keinginan tahuan pembaca harus dijawab dalam pesan-pesan anda dengan lengkap.
Menurut Bovee, et al. (2003), untuk bisa efektif sekurang-kurangnya pesan bisnis harus memiliki karakteristik sebagai berikut:
1) Purposeful. Setiap pesan haruslah memiliki maksud/tujuan (purpose) yang spesifik, apakah hanya untuk memberi informasi, memecahkan masalah atau permintaan untuk melakukan sesuatu dalam rangka mencapai tujuan.
2) Audience-centered. Pesan-pesan bisnis haruslah membantu audience dalam memahami tujuan pesan. Oleh karena itu pesan haruslah berorientasi kepada audience (audience-centered), memahami kebutuhannya, pandangannya dan latarbelakangnya.
3) Concise. Pesan bisnis harus menghormati waktu setiap orang dengan memberikan informasi secara jelas dan efisien.
3.1. 4
KODE MK 106201 / STEKPI / BAB III
B. TAHAPAN PROSES PENULISAN PESAN-PESAN BISNIS
Terdapat tiga tahapan proses penulisan bisnis untuk membantu penulisan pesan bisnis sehingga lebih efektif, yaitu:
1). Perencanaan.
Dalam perencanaan kita berfikir tentang dasar atau fundamen dari pesan kita. Mulai dari menganalisa. Pelajari maksud pesan, lay out penulisan, dan profil audience kita. Kemudian melakukan investigasi untuk memuaskan audience dengan informasi yang dibutuhkan. Kita mungkin memerlukan penelitian, baik formal ataupun informal. Kemudian memilih saluran dan media komunikasi yang tepat baik bagi audience maupun bagi kita sendiri, dan menjaga hubungan yang baik dengan audience.
2). Penulisan.
Setelah merencanakan pesan anda maka langkah berikutnya adalah mengorganisasikan ide-ide anda maka mulailah membuat draft penulisan pertama. Tahapan ini memerlukan komitmen pikiran anda terhadap kata-kata yang akan dituangkan, kalimat dan paragraph, dan memilih ilustrasi dan detail untuk mendukung ide utama anda.
3). Penyelesaian.
Setelah menyelesaikan draft anda yang pertama, lakukan review terhadap keseluruhan isi pesan, termasuk revisi terhadap organisasi pesan, gaya dan struktur. Perbaiki dan tulis ulang sampai pesan anda terlihat jelas dan efektif. Kemudian edit lagi pesan anda terhadap tata bahasa, punctuation/tanda baca, dan format, setelah itu pesan anda bisa dicetak dalam format yang dikehendaki. Terakhir lakukan proofread (membaca ulang) untuk memastikan tidak ada keasalahan setelah dicetak, baik hurup, tanda baca, dan masalah mekanis lainnya.
3.1. 5
KODE MK 106201 / STEKPI / BAB III
C. MERENCANAKAN PESAN BISNIS
Saat akan membuat pesan bisnis hal pertama yang harus dilakukan adalah menentukan maksud penulisan pesan. Supaya pesan bisnis efektif maka mengenal siapa audiens kita dengan baik perlu dilakukan.
1. Menentukan Maksud/Tujuan.
Pesan bisnis harus memiliki maksud umum, yaitu untuk menginformasikan, untuk persuasi, atau untuk bekerjasama dengan audiens anda. Setiap maksud tersebut akan memerlukan tingkat partisipasi audiens yang berbeda. Jika pesan tersebut dimaksudkan hanya untuk memberi informasi maka tingkat partisipasi audiens rendah. Namun jika pesan tersebut mengajak bekerjasama maka tingkat partisipasi audiens yang diperlukan sangat tinggi.
Pesan bisnis juga memiliki tujuan yang spesifik. Maksud/tujuan tersebut mungkin saja bersifat jelas dan langsung (seperti melakukan order atau mengkomunikasikan tanggapan survey) atau tidak langsung seperti meyakinkan tim manajemen untuk meluncurkan produk baru. Jadi tujuan spesifik berhubungan dengan apa yang mau dicapai dengan pesan anda. Misalnya apakah hanya sekedar meng “up date” audiens menyangkut seuatu even perusahaan, atau anda menginginkan mereka melakukan tindakan yang segera. Nyatakan maksud pesan anda secara spesifik dan jelas
Untuk lebih jelasnya, tanyakan apakah pada diri anda sendiri:
-Apakah maksud pesan realistis?
-Apakah waktunya tepat?
-Apakah orang yang menyampaikan pesan anda sudah tepat?
-Apakah media yang digunakan sudah tepat?
-Apakah maksud pesan anda dapat diterima oleh organisasi anda?
2. Mengembangkan Profil Audiens
Siapakah audiens anda? Bagaimana sikap mereka? Apa yang mereka perlu ketahui? Dan mengapa mereka peduli dengan pesan anda? Pertanyaan-
3.1. 6
KODE MK 106201 / STEKPI / BAB III
pertanyaan tersebut perlu dijawab supaya pesan anda sesuai dengan profil audiens. Jika anda berkomunikasi dengan orang yang sangat anda kenal pastinya lebih mudah. Anda bisa tahu kebutuhan dan keinginan atas informasi dan anda tahu karakteristik mereka. Namun jika anda tidak menganhui profil audiens anda pastinya komunikasi akan lebih sulit. Untuk itu anda perlu mempelajari audiens anda sebelum anda membuat pesan.
Berikut ini hal-hal yang harus anda pelajari mengenai audiens supaya pesan anda lebih efektif:
1). Identifikasi audiens utama. Jika anda mengetahui audiens utama anda, mereka para pengambil keputusan maka komunikasi anda dengan audiens utama akan diikuti oleh anggota audiens lainnya.
2). Tentukan ukuran audiens. Suatu laporan untuk suatu audiens yang besar memerlukan suatu gaya, organisasi dan format yang formal, dibandingkan untuk audines yang kecil.
3). Tentukan komposisi audiens. Penting sekali untuk mengetahui siapa saja mereka, bagaimana pendidikan mereka, status serta sikap mereka
4). Perkirakan tingkat pemahaman audiens anda. Tujuan pesan kita adalah memberikan pemahaman kepada mereka, untuk itu penting sekali mengetahui tingkat pemahaman mereka terhadap berbagai informasi.
5). Proyeksikan pengharapan dan preferensi audiens. Apakah audiens anda mengharapkan suatu pesan yang lengkap dan detail, atau apakah mereka cukup mengharapkan ringkasan atau poin-poin utama dari laporan. Apakah memo yang kita buat harius pendek atau komprehensif (l;engkap).
3. Temukan Apa yang Ingin Diketahui Audiens
Fokus kepada audiens supaya pesan kita efektif berarti kita harus betul-betul menemukan apa yang sebenarnya ingin diketahui oleh audiens. Untuk itu pastikan bahwa komunikasi anda memenuhi hal-hal sebagai berikut:
-Pastikan informasi anda akurat
-Pastikan informasi anda bersifat etis
-Pastikan informasi anda berhubungan dengan apa yang ingin diketahui audiens atau penerima. 3.1. 7
KODE MK 106201 / STEKPI / BAB III
4. Memilih Media atau Saluran yang Memadai
Memilih saluran dan media untuk pesan anda dapat menentukan apakah pesan anda efektif atau tidak. Ada beberapa pilihan saluran, yaitu oral/lisan, tertulis dan mempertimbangkan pilihan media dalam saluran tersebut.
1. Saluran tertulis
Saluran tertulis akan lebih baik manakala:
-Anda tidak membutuhkan umpan balik yang segera.
-Pesan anda sangat kompleks dan detil/rinci, dan membutuhkan
perencanaan yang hati-hati/seksama.
-Anda membutuhkan bukti catatan yang permanen dan dapat disimpan.
-Audiens anda jumlahnya besar dan secara geografi tersebar.
2. Saluran lisan
Sebaliknya saluran oral, akan lebih baik dipergunakan manakala:
-Anda menginginkan umpan balik yang segera dari audiens.
-Pesan anda secara relatif sederhana dan mudah diterima.
-Anda tidak memerlukan bukti catatan untuk disimpan.
-Anda dapat mengumpunlkan audiens dengan ekonomis dan nyaman.
-Anda menginginkan interaksi untuk memecahkan masalah atau mencapai
keputusan.
3. Jenis-jenis media dan saluran pesan.
a) Media tertulis, termasuk:
-Surat dan memo
-Laporan dan proposal
-Surat elektronik
-Mesin fax
b) Media oral, termasuk:
-Percakapan tatap muka
-Telkepon dan voice mail
-Audiotape dan videotape
3.1. 8
KODE MK 106201 / STEKPI / BAB III
-Teleconfrences dan videoconferences
-E-mail
-Websites
Pemilihan saluran dan media yang tepat akan membantu efektifitas pesan-pesan anda, seperti yang anda dan audiens atau penerima harapkan.
LATIHAN
Untuk memperdalam pemahaman Anda mengenai materi di atas, silakan anda mengerjakan latihan berikut ini !
1) Apa yang dimaksud dengan pesan bisnis yang efektif ?
2) Sebutkan jenis-jenis pesan bisnis yang anda ketahui!
3) Sebutkan proses pembuatan pesan-pesan bisnis !
4) Apa yang dimaksud dengan perencanaan dalam pembuatan pesan-pesan bisnis?
5) Apa yang dimaksud dengan perencanaan pesan-pesan bisnis?
6) Apa yang dimaksud dengan media dan saluran komunikasi ?
7) Sebutkan fungsi-fungsi pesan bisnis !
8) Apa yang dimaksud dengan pengorganisasian dalam penyelesaian pesan-pesan bisnis?
3.1. 9
KODE MK 106201 / STEKPI / BAB III
RANGKUMAN
Pembuatan pesan-pesan bisnis merupakan aktifitas yang rutin namun sangat penting dalam kehidupan organisasi bisnis. Untuk bisa efektif pesan-pesan bisnis perlu mengikuti tiga tahapan proses pembuatan pesan bisnis meliputi: perencanaan, penulisan dan penyelesaian (completing).
Perencanaan meliputi penetuan pokok pesan dan analisa penerima. Penulisan meliputi pembuatan draft, pengorganisasian, dan penyelesaian meliputi penulisan akhir, revisi dan proofreading.
Pemilihan media dan saluran komunikasi juga sangat penting supaya pesan bisnis diterima dengan efektif. Pesan bisnis dapat dilakukan secara tertulis (memo, surat) atau penyempaian secara oral, baik melalui tatap muka langsung maupun presentasi kelompok.
TESFORMATIF1
Pilih salah satu jawaban yang paling tepat dari beberapa alternatif jawaban yang disediakan !
1) Perencanaan penulisan pesan bisnis mencakup beberapa hal berikut ini, kecuali:
A. Menganalisa. Mempelajari tujuan penulisan pesan, lay out jadwal penulisan pesan dan mengembangkan profil audience
B. Menginvestigasi. Melakukan penelitian formal maupun informal untuk memuaskan kebutuhan audience terhadap informasi
C. Mengadaptasi. Memilih saluran yang tepat dan mendirikan hubungan yang baik dengan penerima
D. Langsung menulis surat. Tujuan ditentukan kemudian
3.1. 10
KODE MK 106201 / STEKPI / BAB III
2) Tujuan pesan bisnis bisa mencakup berikut ini:
A. Untuk memberitahukan, mempersuasi atau kerjasama
B. Untuk memberitahukan saja
C. Untuk mempersuasi saja
D. Untuk bekerja sama saja
3) Berikut ini merupakan beberapa pertanyaan kunci mengenai penerima pesan anda, kecuali:
A. Siapa mereka?
B. Apa kemungkinan reaksi mereka terhadap pesan anda?
C. Berapa banyak mereka dapat menampung informasi?
D. Apa yang perlu mereka ketahui dari pesan anda?
4) Saluran dan media pesan anda dapat berupa hal-hal berikut ini:
A. Media lisan, tertulis dan media elektronik
B. Media tertulis dan lisan
C. Media tertulis saja
D. Media lisan saja
5) Berikut ini merupakan bagian dari media lisan, kecuali:
A. Percakapan tatap muka
B. Panggilan telpon
C. Presentasi dan pertemuan
D. Mengirim fax
6) Berikut ini merupakan bagian dari media tertulis, kecuali:
A. Surat dan memo
B. Laporan
C. Proposal
D. Voice mail
7) Berikut ini merupakan bagian dari media elektronik, kecuali:
3.1. 11
KODE MK 106201 / STEKPI / BAB III
A. Voice mail
B. Teleconferencing
C. E-mail
D. Surat pos
8) Dalam pengiriman pesan yang efektif membangun hubungan yang baik dengan penerima pesan sangat penting. Salah satu cara diantaranya:
A. Membangun kredibilitas anda
B. Sikap yang berorientasi pada penerima
C. Berpikir dan bersikap hati-hati
D. Tidak selalu positif, kadang-kadang harus negatif
9) Keuntungan media lisan dibandingkan tertulis, antara lain:
A. Adanya umpan balik yang cepat
B. Adanya catatan rekaman yang lengkap
C. Adanya bukti pesan
D. Penerima pesan dapat berpikir jernih
10) Menekankan hal-hal yang positif merupakan salah satu cara dalam membangun hubungan dengan penerima pesan. Contoh menekankan pada hal-hal positif antara lain:
A. Memfokuskan kepada hal-hal yang baik, daripada kepada hal-hal yang buruk
B. Tidak membuat pesan berita buruk
C. Menjaga reputasi dengan tidak menulis pesan yang sebenarnya
D. Fokus pada isi, tidak perlu memperhatikan gaya dan cara menulis
Cocokkanlah jawaban Anda dengan Kunci Jawaban Tes Formatif 1 yang terdapat di bagian akhir modul ini, dan hitunglah jumlah jawaban Anda yang benar. Kemudian gunakan rumus di bawah ini untuk mengetahui tingkat penguasaan Anda dalam materi Kegiatan Belajar 1.
3.1. 12
KODE MK 106201 / STEKPI / BAB III
Rumus
Tingkat penguasaan = x 100 %
Jumlah jawaban Anda yang benar
10
Arti tingkat penguasaan yang Anda capai:
80 % - 100 % = baik sekali
70 % - 79 % = baik
56 % - 69 % = sedang
< 55 % = Kurang
Kalau Anda mencapai tingkat penguasaan 80 % ke atas, anda dapat meneruskan dengan Kegiatan Belajar 2. Bagus! Tetapi kalau nilai Anda di bawah 80 %, Anda harus mengulangi Kegiatan Belajar 1, terutama yang belum Anda kuasai.
3.1. 13