KODE MK 106201 / STEKPI / BAB II
PENDAHULUAN
KOMUNIKASI YANG EFEKTIF DALAM ORGANISASI BISNIS
Oleh: Aam Bastaman SE. M.Si
2
BAB
PENDAHULUAN
omunikasi Bisnis yang efektif diperlukan oleh semua organisasi bisnis dalam upaya mencapai tujuannya. Organisasi bisnis yang produktif ditunjang oleh penguasaan komunikasi bisnis para anggota organisasinya, baik penguasaan komunikasi verbal (lisan dan tulisan), maupun komunikasi non-verbal. Fakta empiris dalam dunia organisasi menunjukkan bahwa sebagain besar anggota organisasi melakukan pekerjaannya dengan melakukan komunikasi.
K
Dalam kehidupan organisasi bisnis, keberadaan tim kerja semakin populer. Banyak perusahaan dari berbagai industri menerapkan konsep tim kerja dalam melakukan aktifitasnya. Pemakaian tim kerja diyakini banyak pimpinan perusahaan akan lebih efektif, dibandingkan penyelesaian aktifitas secara individual. Pemakaian tim kerja diharapkan dapat menciptakan sinergi yang positif. Penjumlahan aggota dalam tim akan memungkinkan menghasilkan output yang lebih besar dibandingkan output total yang dikerjakan oleh masing-masing individu.
2.1. 1
KODE MK 106201 / STEKPI / BAB II
Seiring dengan makin meningkatnya penggunaan tim kerja dalam organisasi bisnis, tantangan komunikasi dalam tim juga makin meningkat. Tim kerja dituntut untuk bekerja secara efektif yang melibatkan semua anggota dalam tim. Komunikasi yang efektif adalah jawaban untuk menghadapi tantangan tersebut.
Selain komunikasi dalam tim, kemampuan mendengar yang efektif juga seringkali diremehkan. Padahal kemampuan mendengar yang efektif sama pentingnya dengan kemampuan berbicara secara efektif. Dalam beberapa hal bahkan lebih penting. Seringkali terjadi salah komunikasi karena kurangnya pemahanan mengenai pentingnya mendengar yang efektif. Pendengar hanya mendengar sambil lalu, tidak betul-betul mendengarkan, akibatnya terjadi kesalahan komunikasi yang tidak diharapkan.
Mendengar yang efektif dapat meningkatkan kualitas komunikasi, karena dengan mendengar yang efektif penerima berusaha bersikap empati, mencoba memahami apa yang disampaikan dengan baik, dan memberikan perhatian yang semestinya untuk tercapainya tujuan komunikasi.
Modul ini akan membahas mengenai Komunikasi bisnis yang efektif yang akan dibagi menjadi 2 (dua) kegiatan belajar, yang terdiri atas:
1) Membangun komunikasi yang efektif dalam tim kerja
2) Mengasah kecakapan mendengar yang efektif
Dengan mempelajari modul ini dengan baik dan benar, diharapkan Anda dapat memahami dan mampu berkomunikasi dalam tim kerja dan membangun serta mengasah kecakapan mendengar yang efektif. Setelah mempelajari modul ini diharapkan anda dapat:
a. Menguasai konsep dan teknik dalam membangun komunikasi tim kerja yang efektif.
b. Mengusai kecakapan mendengar yang efektif untuk meningkatkan kinerja komunikasi kita.
c. Mengatasi hambatan dalam mendengar yang efektif
2.1. 2
KODE MK 106201 / STEKPI / BAB II
Memahami Komunikasi dalam Tim Kerja
TOPIK1
A. PENGERTIAN TIM KERJA
Tim kerja merupakan kesatuan dari beberapa individu yang bisa berasal dari beberapa departemen yang berbeda, dengan kecakapan dan latarbelakang yang berbeda, bergabung untuk menyelesaikan tugas - tugas organisasi secara bersama-sama sebagai satu kesatuan.
Tim kerja sangat populer digunakan dalam organisasi bisnis. Banyak perusahaan dari berbagai ukuran dan industri menerapkan konsep tim kerja dalam pencapaian aktifitasnya. Dari praktek banyak perusahaan terkemuka dewasa ini, semakin disadari banyak aktifitas pekerjaan dan proyek-proyek yang lebih efektif dikerjakan oleh suatu tim kerja daripada dilakukan secara individual.
Tim kerja mengedepankan partisipasi anggota dalam pengambilan keputusan dan dalam penyelesaian pekerjaan. Pemakaian tim kerja dalam organisasi berimplikasi pada perlunya komunikasi yang efektif dalam tim.
1. Tipe-Tipe Tim Kerja
Tim kerja dapat dikelompokkan dalam beberapa tipe, antara lain:
1) Tim kerja formal
Tim kerja formal biasanya merupakan bagian yang melekat dari struktur organisasi, dan relatif permanen.
2.1. 3
KODE MK 106201 / STEKPI / BAB II
2) Tim kerja informal
Sedangkan tim kerja informal biasanya berada diluar struktur organisasi formal, yang dibentuk untuk memecahkan masalah atau bekerja untuk suatu kegiatan organisasi yang spesifik. Bentuk tim informal ini antara lain adalah tim pemecah masalah (problem solving team) dan task force. Keduanya dibentuk untuk memecahkan suatu issu atau masalah yang spesifik, kemudian dibubarkan jika tujuan dari kedua bentuk tim ini selesai mencapai tujuannya.
Selain itu terdapat pula komite. Biasanya komite mempunyai masa kerja yang relatif lebih lama dari task force atau problem solving teams. Umpamanya, dalam organisasi dibentuk komite untuk menampung keluh kesah karyawan dan memberi solusi yang memadai baik kepada pegawai maupun perusahaan.
Apapun bentuknya tim kerja mensyaratkan adanya komunikasi yang baik, antara sesama anggota tim maupun keluar tim, seperti manajemen atau serikat pekerja, untuk tercapainya suatu tim kerja yang efektif.
2. Keuntungan dan Kelemahan Tim Kerja
Tim kerja memainkan peranan yang penting untuk suksesnya tujuan organisasi secara keseluruhan. Dalam tim kerja diperlukan tingkat partisipasi yang tinggi dalam melakukan keputusan dan dalam pelaksanaan tugas. Kurangnya interaksi dan koordinasi antar sesama anggota tim akan menyebabkan kinerja tim kurang efektif.
1) Keuntungan tim kerja
Tim kerja sangat penting dalam organisasi, terdapat beberapa keuntungan yang akan diperoleh, antara lain:
a. Meningkatkan informasi dan pengetahuan. Dengan berkerja secara bersama, maka sumberdaya masing-masing individu akan tertampung dalam tim ini, sehingga bisa memperkuat tim baik dalam informasi maupun pengetahuan.
b. Meningkatkan ragam pandangan. Anggota tim dengan latarbelakang yang berbeda akan memberikan pandangan yang beragam terhadap suatu
2.1. 4
KODE MK 106201 / STEKPI / BAB II
pengambilan keputusan. Hal ini akan memperkuat legaitas dan kualitas pengambilan keputusan.
c. Meningkatkan penerimaan atas suatu solusi. Solusi yang diputuskan bersama akan diterima secara lebih baik dari pada jika diputuskan oleh seorang individu, misalnya direktur utama perusahaan.
d. Meningkatkan tingkat kinerja. Dengan berbagai ketrampilan anggota tim yang dimilikinya maka kinerja tim diharapkan bisa lebih baik dari pada kinerja individual
2) Kelemahan tim kerja
Disamping beberapa kelebihan seperti tersebut diatas, tim kerja juga mempunyai beberapa kelemahan, sebagai berikut:
a. Tim kerja memungkinkan terjadinya groupthink.
Groupthink merupakan fenomena untuk mengikuti konsensus dari mayoritas anggota tim mengalahkan pendapat minoritas yang mungkin saja lebih benar. Suara mayoritas dapat mengalahkan suara minoritas, padahal belum tentu lebih baik. Dalam tim seringkali lebih diperhatikan suara mayoritas karena dianggap mewakili sebagian besar anggota tim.
b. Disamping itu tim kerja memungkinkan terjadinya free raider.
Mereka yang tidak memberikan kontribusi secara nyata, namun karena bergabung dengan tim maka dia mendapat imbalan atau balas jasa yang sama baiknya.
c. Tim kerja memungkinkan pengambilan keputusan berlarut-larut.
Hal ini memungkinkan jika tidak dicapai konsensus antara anggota tim. Dengan begitu, tanpa adanya kerjasama yang baik, tim kerja bisa saja tidak menghasilkan apa-apa dan memungkinkan terjadinya sinergi yang negatif. Artinya penggabungan beberapa individu ke dalam satu tim mengakibatkan kinerja yang lebih lemah dibandingkan jika dikerjakan terpisah secara individual.
d. Adanya agenda-agenda tersembunyi
Dalam tim bisa saja ada anggota tim mempunyai tujuan-tujuan kusus yang belum tentu sejalan dengan tujuan tim secara keseluruhan. Adanya agenda
2.1. 5
KODE MK 106201 / STEKPI / BAB II
tersembunyi (hidden agenda) dari anggota tim ini tentu saja akan mengganggu kinerja tim secara keseluruhan.
B. MEMPERKUAT TIM KERJA DENGAN KOMUNIKASI YANG EFEKTIF
Kerjasama merupakan unsur yang sangat penting dalam tim kerja. Membangun kerjasama dapat dilakukan dengan komunikasi yang efektif, sehinga arus informasi menjadi jelas, tidak ada bias dan bersifat transparan.
1. Karakteristik Tim Kerja yang Efektif
Mengingat pentingnya peranan tim kerja, maka suatu tim yang efektif haruslah memiliki beberapa karakteristik berikut ini:
1) Mempunyai tujuan yang jelas
Organisasi harus menentukan tujuan dan alasan yang jelas dalam
pembentukkan tim kerja. Dengan tujuan yang jelas akan mengatasi masalah keragu-raguan anggota tim dalam menyelesaikannya.
2) Komunikasi dengan terbuka dan jujur
Anggota tim harus dapat saling berkomunikasi dengan baik, terbuka dan
jujur. Masalah komunikasi yang buruk biasanya menjadi kendala dalam pelaksanaan pencapaian pekerjaan yang efektif.
3) Mencapai keputusan dengan konsensus
Tim kerja pada akhirnya harus melakukan pengambilan keputusan dalam
pelaksanaan pekerjaannya. Untuk supaya efektif keputusan harus diambil secara consensus, jangan ada anggota tim yang mendominasi dan terlalu mengendalikan pengambilan keputusan.
4) Berfikir secara kreatif
Masing – masing anggota tim harus dapat berfikir secara kreatif, berfikir
diluar kotak dan mengajukan ide-ide baru dan segar terhadap pemecahan suatu masalah.
5) Tetap fokus
Anggota tim dituntut untuk fokus terhadap tanggungjawab yang telah
2.1. 6
KODE MK 106201 / STEKPI / BAB II
diberikan organisasi kepada dirinya. Fokus akan membantu meningkatkan efektifitas kerja tim.
6) Memecahkan masalah dengan efektif.
Tim kerja harus memecahkan masalah secara efektif, tidak berlarut-larut,
harus mementingkan kepentingan organisasi secara keseluruhan, sehingga bisa dicapai keputusan yang mengutamakan kepentingan organisasi.
Tanpa memiliki karakteristik tersebut diatas sangat memungkinkan terjadinya konflik dalam tim kerja, yang mengakibatkan tim menjadi tidak efektif.
2. Membuat Keputusan Tim
Pengambilan keputusan berbeda pada tim dibandingkan pengambilan keputusan individual. Pada tim kita harus mempertimbangkan ide dan masukan anggota tim yang lainnya. Kita tidak bisa berjalan sendirian dan mengabaikan pandangan anggota lainnya. Terdapat empat tahapan dalam pembuatan keputusan tim kerja sebagai suatu kelompok, yaitu:
1) Tahapan orientasi
Dalam tahapan ini anggota tim kerja melakukan sosialisasi, menetapkan
perannya dan mulai menetapkan tujuan.
2) Tahapan konflik
Dalam tahapan ini anggota mulai membahas posisi mereka yang
bermasalah. Bila ada anggota tim yang mewakili sudut pandang dan keahlian yang berbeda, ketidaksetujuan merupakan bagian yang alami dalam tahap ini, sehingga terjadi konflik.
3) Tahapan pemunculan
Dalam fase ini anggota tim mencapai keputusan. Konsensus dicapai
ketika anggota tim menemukan jawaban yang dapat diterima dan didukung oleh semua anggota. Ada kesadaran untuk melakukan kerjasama dalam memecahkan masalah.
4) Tahapan penguatan
Dalam tahap ini perasaan kelompok dibangun ulang, kekompakan
terjadi dan penyelesaian dapat dicapai dengan lebih ringkas.
2.1. 7
KODE MK 106201 / STEKPI / BAB II
3. Cara-Cara Penyelesaian Konflik dalam Kelompok
Konflik dalam tim merupakan hal yang biasa terjadi. Dengan latar belakang anggota yang beragam memungkinkan perbedaan pendapat terjadi, dan seringkali konflik tidak dapat dihindari.
Terdapat beberapa cara untuk memecahkan konflik dalam kelompok, sebagai berikut:
1) Bersikap proaktif
Setiap anggota tim harus turut aktif dalam menyelesaian konflik secara
proaktif.
2) Komunikasi
Komunikasi yang lancar dapat menghindari diri dari kesalahpahaman
sehingga lebih mudah dalam menyelesaikan konflik yang timbul.
3) Keterbukaan
Setiap anggota harus terbuka supaya konflik tidak berlarut-larut dan dapat
diselesaikan dengan baik. Dengan keterbukaan konflik yang terjadi dapat ditangani sehingga menjadi konflik yang fungsional.
4) Cara tahu akar masalah
Anggota tim harus dapat mencari tahu sumber atau penyebab konflik,
supaya kita kita tahu cara menyelesaikan konflik tersebut.
5) Bersikap fleksibel
Anggota tim harus bersikap fleksibel, sehingga selalu ada jalan untuk
memecahkan konflik yang terjadi.
6) Harus adil
Bersikap adil artinya menempatkan diri kita dengan netral. Kita tidak boleh
memihak pada salah satu pihak yang terlibat konflik, apalagi memperkeruh suasana.
7) Bersekutu
Untuk menyelesaikan konflik kita harus mempunyai sikap bersekutu,
sehingga tidak ada pihak-pihak yang merasa dirugikan. Berpikirlah menang – menang, dan jangan hanya mau menang sendiri.
2.1. 8
KODE MK 106201 / STEKPI / BAB II
LATIHAN
Untuk memperdalam pemahaman Anda mengenai materi di atas, silakan anda mengerjakan latihan berikut ini!
1) Apa yang dimaksud dengan tim kerja?
2) Sebutkan Keuntungan dan kelemahan tim kerja!
3) Apa yang dimaksud dengan task force?
4) Sebutkan jenis-jenis tim kerja informal!
5) Apa yang dimaksud dengan komite?
6) Sebutkan fungsi-fungsi tim kerja!
7) Apa yang dimaksud dengan groupthink?
8) Sebutkan karakteristik tim kerja yang efektif!
RANGKUMAN
Tim kerja semakin populer dalam organisasi bisnis. Banyak penyelesaian suatu aktifitas dalam organisasi dilakukan melalui pembentukkan tim kerja. Tim kerja lebih efektif dibandingkan bekerja secara individual, karena beberapa sebab, diantaranya: tim kerja memungkinkan arus informasi lebih luas, berkumpulnya berbagai kompetensi yang berbeda, dan legimitasi atas hasil yang dicapai dan atas pengambilan keputusan tim.
Meskipun tim kerja mendapat berbagai pujian atas keuntungannya, namun terdapat juga beberapa kelemahan, diantaranya: memungkinkan terjadinya groupthink, yaitu kecenderungan untuk mengikuti konsensus dengan mengabaikan pandangan sendiri yang mungkin saja lebih benar.
2.1. 9
KODE MK 106201 / STEKPI / BAB II
TESFORMATIF1
Pilih salah satu jawaban yang paling tepat dari beberapa alternatif jawaban yang disediakan !
1) Berikut ini adalah beberapa bentuk tim kerja, kecuali:
A. Problem solving skill
B. Task force
C. Pengurus
D. Komite
2) Salah satu kelemahan dalam tim kerja:
A. Terjadinya groupthink
B. Konsensus
C. Adanya legitimasi pengambilan keputusan
D. Pandangan dan keahlian yang beragam
3) Berikut ini merupakan kelebihan tim kerja, kecuali:
A. Informasi yang lebih lengkap
B. Legitimasi pengambilan keputusan
C. Adanya free raider
D. Keahlian yang beragam
4) Berikut ini mana yang benar
A. Tim kerja memerlukan partisipasi anggota
B. Tim kerja tidak mengandalkan partisipasi peserta
C. Dalam tim kerja peserta berjalan sendiri-sendiri
D. Dalam tim kerja tidak perlu ada koordinasi
5) Berikut ini beberapa karakteristik tim kerja yang efektif, kecuali:
A. Menerima anggota secara terbuka
2.1. 10
KODE MK 106201 / STEKPI / BAB II
B. Mempunyai tujuan yang jelas
C. Komunikasi dengan terbuka dan transparan
D. Berfikir kreatif
6) Berikut ini merupakan beberapa karakteristik tim yang efektif, kecuali:
A. Mempunyai tujuan yang jelas
B. Masing-masing menjalankan tugasnya secara mandiri
C. Komunikasi dengan jujur dan tebuka
D. Mencapai keputusan secara konsensus
7) Konflik dalam tim merupakan sesuatu yang:
A. Biasa terjadi, yang penting menglelola konflik dengan baik supaya menjadi fungsional
B. Tidak biasa terjadi, dan harus dihindari
C. Konflik selalu menghasilkan hal yang destruktif
D. Organisasi yang baik tidak mempunyai konflik
8) Berikut ini salah satu cara untuk mengatasi konflik dalam tim
A. Bersikap proaktif dan berfikir win-win
B. Berusaha mengalahkan lawan konflik
C. Meredam konflik dengan mengikuti kemauan lawan konflik
D. Menghindari konflik
9) Berikut ini langkah-langkah melakukan pertemuan dengan anggota tim supaya efektif, kecuali:
A. Melakukan pertemuan berdasarkan materi dan topik yang direncanakan
B. Dorong adanya peran serta aktif seluruh anggota
C. Kuasai pertemuan dan arahkan anggota tim
D. Ikuti prosedur pertemuan sesuai dengan waktu dan materi yang direncanakan
2.1. 11
KODE MK 106201 / STEKPI / BAB II
10) Dalam menyiapkan pertemuan tim, berikut ini salah satu hal yang harus disiapkan:
A. Tentukan tujuan dari pertemuan tersebut
B. Tentukan keputusan dimuka
C. Pilih peserta yang bisa mendekung ide anda
D. Atur tempat yang dapat mengakomodasi kepentingan anda pribadi
Cocokkanlah jawaban Anda dengan Kunci Jawaban Tes Formatif 1 yang terdapat di bagian akhir modul ini, dan hitunglah jumlah jawaban Anda yang benar. Kemudian gunakan rumus di bawah ini untuk mengetahui tingkat penguasaan Anda dalam materi Kegiatan Belajar 1.
Rumus
Tingkat penguasaan = x 100 %
Jumlah jawaban Anda yang benar
10
Arti tingkat penguasaan yang Anda capai:
80 % - 100 % = baik sekali
70 % - 79 % = baik
56 % - 69 % = sedang
< 55 % = Kurang
Kalau Anda mencapai tingkat penguasaan 80 % ke atas, anda dapat meneruskan dengan Kegiatan Belajar 2. Bagus! Tetapi kalau nilai Anda di bawah 80 %, Anda harus mengulangi Kegiatan Belajar 1, terutama yang belum Anda kuasai.
2.1. 12