KODE MK 106201 / STEKPI / BAB III
Menulis Pesan-Pesan Bisnis
TOPIK2
A. MENULISKAN PESAN BISNIS
Menuliskan pesan melibatkan pengorganisasian pesan yang baik, berarti menciptakan pesan yang sistematis yang dilakukan tahap demi tahap secara berurutan dan terstruktur.
1. Pengorganisasian Pesan
Pengorganisasian pesan dilakukan supaya pesan mudah dibaca dan membantu pembaca memahami pesan dengan baik, sehingga tidak menimbulkan frustasi dan kebingungan. Umumnya terdapat 4 kesalahan dalam pengorganisasian pesan, antara lain:
-Pesan terlalu berputar-putar untuk sampai kepada tujuannya. Jadi sebaiknya maksud dan subjek pesan harus jelas. Tidak perlu berputar-putar panjang lebar untuk menjelaskan dudukperkaranya.
-Memasukkan materi yang tidak relevan. Materi yang tidak relevan disinggung hanya untuk memberi kesan bahwa pesan kelihatan canggih.
-Ide pesan bercampur sehingga membingungkan.
-Menghilangkan informasi yang justru diperlukan. Biasanya hal ini disebabkan pengirim pesan kurang memahami maksud pesan yang akan dikirimkannya. Ketidakjelasan tujuan pembuatan pesan bisa berakibat isi tidak akurat.
Atas dasar kesalahan-kesalahan umum tersebut, maka pesan harus diorganisasikan sedemikian rupa sehingga tidak menimbulkan masalah buat
3.2. 1
KODE MK 106201 / STEKPI / BAB III
pembaca dalam mengintrepetasikan pesan kita. Pengorganisasian pesan yang baik paling tidak ada 3 (tiga), keuntungan yaitu:
1) Membantu audiens memahami pesan anda
2) Membantu audiens menerima pesan anda
3) Menghemat waktu audiens
Pesan yang baik adalah pesan yang dapat menyesuaikan dengan latarbelakang dan kemampuan audiens. Bagaimanapun audiens harus menjadi fokus dan orientasi dalam pembuatan pesan. Isi dapat menyesuaikan dengan audiens dan tujuan pembuatan pesan.
Mengorganisasikan pesan yang baik dapat dilakukan tiga tahapan proses, yaitu:
1) Menetapkan gagasan utama
Gagasan utama adalah “kaitan” yang meringkas mengapa penerima tertentu harus melakukan atau berfikir seperti yang anda sarankan. Topik berbeda dengan gagasan utama. Topik adalah subyek luas dari pesan sedangkan gagasan utama adalah membuat satu pernyataan mengenai topik .
Ada beberapa tehnik yang digunakan untuk menentukan gagasan utama, yaitu dengan menggunakan teknik-teknik prapenulisan. Salah satu cara terbaik untuk menghasilkan gagasan adalah dengan curah pendapat (brainstorming), dengan membiarkan pikiran anda mengembara mengenai berbagai kemungkinan dan menguji berbagai alternatif terhadap tujuan anda.
Dibawah ini diuraikan beberapa metode atau pendekatan lain untuk menetapkan gagasan utama:
- Tur penulis cerita (story teller’s tour), yaitu dengan cara merekam suatu
pembicaraan secara audio kemudian membuat ringkasan yang
mengungkapkan gagasan utama anda.
- Daftar acak (random list), yaitu membuat daftar mengenai segala
Sesuatu dalam pikiran anda yang berkaitan dengan pesan kemudian
tulis segala sesuatu yang ada dalam pikiran anda dalam kertas kosong,
selanjutnya menyeleksinya .
- Lembar kerja FCR (finding, conclusion, recommendation), yaitu jika
subyek anda melibatkan penyelesaian masalah, anda dapat mencoba
3.2. 2
KODE MK 106201 / STEKPI / BAB III
lembar kerja FCR untuk membantu membayangkan hubungan antara
penemuan, kesimpulan dan rekomendasi.
- Pendekatan jurnalistik, yaitu untuk pesan informal, mencari jawaban
atas pertanyaan-petanyaan siapa, apa, kapan, dimana, mengapa dan
bagaimana akan menjelaskan gagasan utama.
- Rantai pertanyaan jawaban (question and answer chain), yaitu dengan
mencari subyek dari perspektif pihak penerima dengan memikirkan
mengenai materi dari sudut pandang mereka, anda mungkin akan
menunjukkan gagasan utamanya.
2) Batasi cakupan.
Yaitu sesuaikan gagasan utama anda dengan panjang pesan. Hal ini dapat dilakukan dengan cara:
a. Kelompokkan gagasan anda
Dimulai dengan gagasan utama yang merupakan titik awal untuk menyusun garis besar, kemudian tuliskan butir-butir utama, dan selanjutnya setiap butir utama harus didukung dengan bukti spesifik yang meyakinkan.
b. Menetapkan urutan dengan memilih pendekatan langsung atau tidak langsung.
1. Pendekatan langsung (deduktif). Letakkan gagasan utama di depan, diikuti dengan bukti. Pendekatan langsung efektif untuk pesan yang akan menyenangkan pembaca atau tidak akan menyebabkan reaksi tertentu. Contoh: pesan rutin, berita baik dan niat baik.
2. Pendekatan tidak langsung (induktif). Letakkan bukti di depan , dan
gagasan utama belakangan. Gunakan pendekatan ini jika diperkirakan pihak penerima kurang suka pada apa yang anda harus katakan. Contoh: berita buruk, dan pesan persuasif.
2. Mengendalikan Gaya dan Nada
“Gaya” adalah cara anda menggunakan kata-kata untuk mencapai “nada” tertentu atau kesan keseluruhan, ketika meyusun pesan ubahlah gaya untuk 3.2. 3
KODE MK 106201 / STEKPI / BAB III
menciptakan nada yang sesuai dengan peristiwa, ada beberapa hal yang perlu diperhatikan, yaitu :
a. Hindari bahasa yang ketinggalan zaman dan berlebihan, karena dapat mengaburkan arti dan mengesankan bahwa anda adalah orang yang sombong.
b. Gunakan nada percakapan. Untuk mencapai nada yang hangat, tetapi praktis adalah sebagai berikut :
- Keintiman : Jangan terlalu akrab dengan menyebutkan hal- hal kehidupan pribadi siapapun
- Humor : Gunakan humor dengan sangat hati-hati.
- Jangan berkhutbah dan sombong.
c. Gunakan bahasa yang sederhana, bahasa sederhana yang mirip dengan bahasa percakapan dan dapat dipahami dengan mudah.
d. Memilih kata-kata terbaik, dua aspek kunci dari pemilihan kata adalah ketepatan dan efektifitas, yang di antaranya seperti di bawah ini :
- Gunakan kata fungsional dan kata yang mengandung arti. Kata
fungsional menyatakan hubungan antara kata utama, sedangkan
kata yang mengandung arti dibagi menjadi kata-kata utama yang
mempunyai arti denotatif (nyata) dan konotatif (tersirat).
Semakin abstrak suatu kata, semakin jauh kata itu dari dunia
nyata, yang merupakan lawan dari kongkretisasi.
- Cari kata - kata yang komunikatif yaitu, kata-kata yang kuat seperti
Kata benda, dan kata kerja, lebih kongkrit ketimbang kata
keterangan dan kata sifat.
- Hindari ungkapan yang usang dan klise, kata - kata yang sudah
dikenal lebih disukai dibandingkan yang belum dikenal, tetapi
cobalah untuk menghindari istilah klise yang terlalu banyak
digunakan. Penggunaan bahasa klise akan memberi kesan
sebagai ungkapan basa-basi.
3.2. 4
KODE MK 106201 / STEKPI / BAB III
3. Gaya Kalimat
Dalam menentukan gaya kalimat usahakan agar kesederhanaan dipertahankan dengan mengandalkan kalimat aktif yang lebih kuat dibandingkan kalimat pasif, menekankan pemikiran kunci yang lebih penting dibandingkan yang lain, mengubah panjang kalimat untuk memudahkan pembaca dan menggunakan daftar yang merupakan alat yang efektif untuk menonjolkan dan menyederhanakan materi.
4. Mengembangkan Paragraf yang Logis
Paragraf adalah unit fungsional yang membahas seputar suatu pemikiran (topik).
Unsur-unsur paragraf :
- Kalimat topik, adalah kalimat yang mengungkapkan atau menunjukkan bagaimana subjek akan dikembangkan.
- Kalimat terkait adalah kalimat yang menjelaskan kalimat topik.
- Unsur-unsur peralihan artinya paragraf diatur dalam suatu urutan logis sehingga penerima dapat memahami pemikiran.
1) Lima cara untuk mengembangkan paragraf
- Ilustrasi, ketika mengembangkan suatu paragraph dengan ilustrasi anda memberikan contoh-contoh yang menunjukkan gagasan umum.
- Perbandingan atau kontras, persamaan atau perbedaan sering
memberikan dasar yang kuat untuk pengembalian paragraph.
- Sebab dan akibat, jika mengembangkan paragraph dengan menggunakan teknik tersebut maka anda memfokuskan pada alasan mengenai sesuatu.
- Klasifikasi, dengan memecah gagasan umum menjadi kategori spesifik.
- Masalah-masalah penyelesaian, yaitu dengan menyajikan suatu masalah kemudian membahas penyelesaiannya.
3.2. 5
KODE MK 106201 / STEKPI / BAB III
2) Panjang paragraf dan judul-judul
- Paragraf pendek lebih mudah dibaca dan dimengerti gagasan utamanya dibandingkan paragraf panjang.
- Judul merupakan alat efektif lain untuk mengorganisasikan materi anda menjadi bagian-bagian yang pendek, judul berfungsi sebagai label untuk mengelompokkan yang berkaitan menjadi satu, judul harus informatif dan mempesona.
3) Membuat kalimat-kalimat efektif
Memahami kalimat-kalimat efektif berarti anda dapat memadatkan kalimat, mempersingkat kalimat, memperjelas kalimat. Hindari kalimat-kalimat yang berputar-putar, membuat kalimat secara panjang lebar padahal bisa dipersingkat.
Terdapat empat jenis kalimat : kalimat sederhana, kalimat yang mempunyai dua klausal (dua anak kalimat), kalimat kompleks, kalimat kompleks berganda.
Kalimat sederhana. Kalimat ini hanya mempunyai satu klausal (kalimat utama), terdiri dari satu subyek dan satu predikat. Contoh : penjualan telah meningkat bulan lalu
Kalimat yang mempunyai dua klausal (compound). Kalimat ini mempunyai dua klausal yang mengekspresikan dua atau lebih dari unsure-unsur yang berhubungan. Biasanya dihubungkan dengan: dan, tetapi, atau. Dalam prakteknya kalimat ini merupakan gabungan dari dua atau lebih kalimat-kalimat sederhana. Contoh: tingkat gaji telah naik sebesar 5%, dan tingkat keluar masuk pegawai rendah.
Kalimat kompleks. Kalimat ini mengekspresikan satu pikian utama (klausal independen) dan satu atau lebih anak kalimat (klausal dependen), seringkali dipisahkan oleh koma. Contoh: meskipun kami mempertanyakan hasil penelitian anda, namun kami harus mengakui bahwa penelitian ini bersifat komperhensif.
Kalimat kompleks berganda. Kalimat ini mempunyai dua klausal utama, sekurang-kurangnya salah satunya mempunyai satu klausal anak kalimat (sub-
3.2. 6
KODE MK 106201 / STEKPI / BAB III
ordinat). Contoh: keuntungan telah meningkat di bulan lalu, dan meskipun kami mempertanyakan hasil ini, kami mengakui kami gembira atas hasil ini.
C. TAHAP PENYELESAIAN PESAN
Terdapat dua langkah dalam tahapan penyelesaian pesan, yaitu: merevisi pesan, mencetak dan proofreading (membaca ulang)
1. Merevisi Pesan
Merevisi merupakan salah satu langkah dalam mengkaji ulang isi dan susunan dari pesan anda, gaya, struktur dan kemudahannya untuk dibaca secara keseluruhan menjadi jelas dan seefektif mungkin. Setelah itu melakukan penulisan ulang.
1) Menyunting dan menulis ulang pesan
Menyunting adalah aktivitas yang berlangsung terus menerus yang dilakukan selama proses penyusunan. Sewaktu menyunting anda terus mencari cara unuk mengatakan sesuatu, mencari kata yang tepat, menguji kalimat alternatif, mengubah bentuk, mempersingkat dan mengubah letak kalimat-kalimat yang sudah ada. Prinsip dasar menyunting berlaku sama baik untuk komunikasi tertulis maupun lisan.
Dalam menyunting ulang suatu dokumen terdapat tiga tahapan, yaitu:
a. Mengevaluasi isi dan organisasi. Kaji ulang pesan anda mengenai isi dan organisasinya setelah pesan dibuat.
b. Meninjau ulang gaya dan kemudahan membaca. Kemudahan untuk dibaca tergantung pada pilihan kata, panjang kalimat, struktur kalimat, organisasi dan penampilan fisik pesan.
c. Menulis ulang pesan
Ketika anda menulis ulang, konsentrasikan bagaimana setiap kata memberi
kontribusi pada kalimat yang efektif dan bagaimana kalimat itu mengembangkan paragraph yang logis.
3.2. 7
KODE MK 106201 / STEKPI / BAB III
2) Empat cara memudahkan pesan lebih ringkas:
a. Menghilangkan kata dan ungkapan yang tidak perlu.
Misalnya ungkapan yang tidak efisien, pengulangan yang tidak perlu,
kata ganti dan kata depan yang tidak diperlukan.
b. Gunakan kata pendek dan infinitif.
Kata-kata yang pendek pada umumnya lebih jelas dibandingkan dengan
kata-kata yang panjang. Kata-kata yang pendek juga membuat
dokumen lebih mudah dibaca.
c. Hilangkan kata-kata yang berlebih.
Maksudnya hindari pengulangan kata yang tidak perlu.
d. Hilangkan petunjuk yang membingungkan.
Buatlah petunjuk sejelas mungkin.
3) Cara Memperbaiki gaya tulisan
Berikut ini beberapa cara dalam memperbaiki gaya tulisan, antara lain:
1. Pisahkan kalimat yang terlalu panjang
2. Hindari kalimat yang mengambang
3. Nyatakan gagasan dalam bentuk parallel secara parallel
4. Koreksi pemberian keterangan. Pastikan bahwa ungkapan pemberi
keterangan benar-benar berkaitan dengan subyek dari kalimat.
5. Satukan kata-kata yang bekerja sama. Subyek dan predikat harus
diletakan sedekat mungkin, seperti kata-kata pemberi keterangan dan
kata-kata yang diterangkan
6. Perhalus rasa antusiasi anda. Sebuah kata sifat atau keterangan bisa
memperkuat dan menekankan maksud anda tetapi jika terlalu banyak
merusak tulisan anda
7. Berlatih. Latihan menulis sangat diperlukan untuk memperbaiki gaya
tulisan anda. Dengan latihan tulisan anda akan kelihatan matang dan
enak dibaca. Latihan merupakan kebiasaan yang sering dilakukan oleh
para profesional dalam bidang apapun.
3.2. 8
KODE MK 106201 / STEKPI / BAB III
2. Mencetak dan proofreading (Membaca Ulang Pesan)
Setelah puas dengan isi dan organisasi pesan, gaya dan kemudahan dibaca, pilihan kata, gaya kalimat, dan pengembangan paragraf, maka anda harus mencetak pesan anda sehingga dapat membaca ulang (proofreading) untuk memeriksa ketepatan, penampilan dan rincian. Walaupun kesalahan tata bahasa, ejaan, tanda baca dan tifografi mungkin dianggap sepele oleh beberapa orang, banyak pembaca akan memperhatikan pada rincian sebagai tanda profesionalisme. Jangan lupa untuk memberikan perhatian juga pada format. Saat ini kemajuan teknologi telah dapat membantu dalam menyusun, membantu, merevisi, mencetak dan mendistribusikan dokumen-dokumen tertulis.
1) Menggunakan teknologi untuk menyusun dan merevisi pesan
Alat paling umum untuk menciptakan dokumen cetak adalah perangkat lunak pengolahan kata. Teknologi ini menyediakn beberapa pilihan untuk memasukan teks didalam suatu dokumen antara lain: menggunakan keyboards untuk mengetik, komputer yang menggunakan pena, sistem pengenal suara dan scanning.
Teknologi juga dapat digunakan untuk merevisi teks secara efektif dan efisien. Teknologi juga dapat digunakan untuk menambah grafik suara dan hypertext dalam dokumen. Anda dapat menggunakan perangkat lunak grafik untuk menambah unsur-unsur dalam penampilan dokumen anda.
2) Menggunakan teknologi untuk mendesain pesan
Pada umumnya perangkat lunak paling cocok untuk menyusun halaman teks yang sudah selesai dengan unsur grafik adalah Desktop Publishing (DTP), walaupun perangkat lunak pengelola kata dapat menangani grafik sampai batas tertentu. Perangkat lunak pengolah kata dan desktop publishing dapat membantu anda dengan tiga cara, yaitu:
1. Menambah sentuhan akhir dengan sangat baik
2. Mengelola gaya dokumen secara menarik
3.2. 9
KODE MK 106201 / STEKPI / BAB III
3. Menghasilkan (mencetak) dokumen
LATIHAN
Untuk memperdalam pemahaman Anda mengenai materi di atas, silakan anda mengerjakan latihan berikut ini !
1) Jelaskan teknik-teknik untuk mendapatkan gagasan utama!
2) Apa yang dimaksud dengan mengembangkan paragraf yang logis?
3) Apa yang dimaksud dengan pengorganisasian pesan yang baik?
4) Sebutkan tahap-tahap penyelesaian pesan yang efektif?
5) Apa yang dimaksud dengan proofreading, mengapa perlu dilakukan?
6) Sebutkan keuntungan pengorganisasian pesan yang baik!
7) Apa yang dimaksud dengan membuat kalimat yang efektif?
8) Bagiamana penggunaan teknologi dilakukan untuk menyusun, merevisi dan mendesain pesan?
RANGKUMAN
Perencanaan, penulisan dan penyelesaian pesan bisnis merupakan suatu tahapan yang sistematis yang dapat dijadikan acuan dalam membuat pesan bisnis secara efektif
Penulisan meliputi pengorganisasian, pembuatan format, gaya, nada, lay out, dan mengembangkan paragraf. Sedangkan penyelesaian meliputi revisi pesan, pencetakan dan melakukan proofreading (membaca ulang).
Teknologi komputer dapat digunakan untuk membantu menyusun, merevisi dan mendesain pesan sehingga menjadi lebih efektif.
Penulisan pesan akan efektif jika dapat dipahami oleh penerima dengan baik, untuk itu menyesuaikan isi dan format pesan dengan latar belakang target penerima pesan sangat penting.
3.2. 10
KODE MK 106201 / STEKPI / BAB III
TESFORMATIF2
Pilih salah satu jawaban yang paling tepat dari beberapa alternatif jawaban yang disediakan !
1) Berikut ini salah satu hal yang perlu diperhatikan dalam pengorganisasian pesan, yaitu:
A. Kelompokkan gagasan berdasarkan program komputer
B. Kelompokkan gagasan, urutkan dan sajikan secara logis
C. Kelompokkan gagasan, tapi tidak perlu menyertakan semua informasi yang diperlukan
D. Kelompokkan gagasan urutkan berdasarkan abjad
2) Pengorganisasian pesan yang baik berhubungan dengan
A. Isi, pengelompokkan, urutan pesan dan penyajian
B. Isi pesan saja
C. Pengelompokkan pesan saja
D. Urutan pesan saja
3) Berikut ini beberapa keuntungan pengorganisasian pesan yang baik, kecuali:
A. Membantu penerima memahami pesan dengan baik
B. Membantu memberikan motivasi kepada penerima pesan untuk memahami pesan anda tanpa merasa frustasi
C. Membantu menghemat waktu pihak penerima, sehingga pesan menjadi lebih efisien
D. Membantu pengirim untuk mendapatakan jawaban “ya” dari penerima
4) Dalam penulisan pesan, terdapat beberapa cara untuk memperbaiki gaya tulisan, diantaranya dituliskan dibawah ini, kecuali:
A. Pisahkan kalimat yang terlalu panjang
3.2. 11
KODE MK 106201 / STEKPI / BAB III
B. Hindari kalimat yang mengambang
C. Buat kalimat selengkap dan sepanjang mungkin
D. Pastikan bahwa ungkapan pemberi keterangan benar-benar berkaitan dengan subjek dari kalimat
5) Dalam melakukan revisi pesan, maka yang perlu diperhatiakan adalah isi, organisasi, gaya dan nada. Untuk mengevaluasi isi, maka perlu ditanyakan pertanyaan-pertanyaan dibawah ini, kecuali:
A. Apakah informasi akurat?
B. Apakah informasi relevan dengan penerima
C. Apakah anda telah menyediakan informasi yang cukup untuk memenuhi kebutuhan penerima?
D. Apakah penerima setuju dengan isi pesan ini?
6) Jenis-jenis detail yang harus diperhatikan saat melakukan proofreading, antara lain:
A. Kesalahan kata-kata, tata bahasa dan bahasa, materi yang hilang, kesalahan format dan desain, dan kesalahan penulisan
B. Kesalahan tujuan penulisan
C. Kesalahan pemilihan saluran dan media komunikasi
D. Kesalahan pengiriman
7) Melakukan proofreading terhadap pesan anda pada dasarnya untuk memastikan pesan anda sempurna. Berikut ini mana yang benar:
A. Proofreading dilakukan setelah selesai penulisan dan pesan telah dicetak
B. Proofreading dilakukan saat perencanaan pesan
C. Proofreading dilakukan saat penulisan pesan
D. Proofreading dilakukan saat penyelesaian draft pesan
8) Dalam mendistribusikan pesan, teknologi bisa banyak membantu dalam pekerjaan ini, antara lain melalui beberapa hal dibawah ini kecuali: 3.2. 12
KODE MK 106201 / STEKPI / BAB III
A. Melalui CD-ROM atau disket
B. Melalui internet
C. Melalui mesin fax
D. Melalui jasa kurir perusahaan
9) Berikut ini mana yang benar
A. Proofreading untuk memastikan pesan yang akan dikirim sudah sempurna
B. Proofreading dilakukan sebagai suatu prosedur
C. Proofreading dilakukan cara untuk mengoreksi isi pesan semata
D. Proofreading dilakukan untuk mendapat simpati penerima
10) Berikut ini mana yang benar
A. Penulisan pesan tidak memerlukan perencanaan, pengorganisasian dan revisi pesan.
B. Penulisan pesan memerlukan perencanaan, pengorganisasian dan revisi pesan
C. Penulisan pesan dapat dilakukan berdasarkan naluri
D. Penulisan pesan dapat dilakukan secara spontanitas
Cocokkanlah jawaban Anda dengan Kunci Jawaban Tes Formatif 2 yang terdapat di bagian akhir modul ini, dan hitunglah jumlah jawaban Anda yang benar. Kemudian gunakan rumus di bawah ini untuk mengetahui tingkat penguasaan Anda dalam materi Kegiatan Belajar 2.
Rumus
Tingkat penguasaan = x 100 %
Jumlah jawaban Anda yang benar
10
Arti tingkat penguasaan yang Anda capai:
90 % - 100 % = baik sekali
3.2. 13
KODE MK 106201 / STEKPI / BAB III
80 % - 89 % = baik
70 % - 79 % = sedang
< 70 % = baik sekali
Kalau Anda mencapai tingkat penguasaan 80 % ke atas, anda dapat meneruskan dengan Kegiatan Belajar 3. Bagus! Tetapi kalau nilai Anda di bawah 80 %, Anda harus mengulangi Kegiatan Belajar 2, terutama yang belum Anda kuasai.
3.2. 14
KODE MK 106201 / STEKPI / BAB III
Kunci Jawaban Tes Formatif
KUNCIJAWABANTESFORMATIF
Tes Formatif 1
1) D
2) A
3) C 4) A
5) D
6) D
7) D
8) B 9) A
10) A Tes Formatif 2
2) A
1) B
3) D
4) C 5) D
6) D
7) A
8) D 9) A
10) B 3.2. 15
KODE MK 106201 / STEKPI / BAB III
Daftar Kepustakaan
Bovee, Thill, and Schatzman, (2003). Business Communication Today, 7th
edition, Prentice Hall, Pearson Educational Consultant
Quible, L, Jane, et al., (1996). Business Communication, Principle and
Application, Prentice Hall International, Inc.
Philips, D, Bonnie, (1983). Business Communication, Delmar Publisher Inc.
DAFTAR KEPUSTAKAAN
Gartside, L., 1989, Modern Business Correspondence, 4th edition, Bina Rupa Aksara
3.2. 16